Du bon usage d'un traitement de texte

Ce wikilivre est sur l'étagère Informatique.

Les traitements de texte modernes sont conviviaux et simples d'utilisation. De fait, de nombreux utilisateurs sont maintenant autodidactes.

Ce guide propose de présenter un certain nombre de « bonnes habitudes » et de fonctionnalités qui permettent un meilleur usage d'un traitement de texte. Par « meilleur usage », on entend un usage qui permet de réduire le risque d'erreurs (fautes de frappe, coquilles), qui facilite la mise en forme, qui facilite la gestion de gros documents et l'écriture à plusieurs mains…

En particulier, nous insisterons sur la séparation du fond et de la forme.

Si ce guide veut rester général, il doit cependant donner des exemples. Nous utiliserons donc les trois traitements de texte les plus populaires :

• AbiWord ;
• OpenOffice.org Writer (OOo Writer)/LibreOffice Writer (LibO Writer) ;
• Microsoft Office Word 2003 (MS Word 2003), qui a un fonctionnement assez semblable à ses prédécesseurs Microsoft Word 1995 et Microsoft Word 1997, et Microsoft Office Word 2007 (MS Word 2007), qui a une prise en main très différente ;

pour Microsoft Windows (MS Windows) et MacOS X, sans que cela soit limitatif. Les fonctions les plus simples sont accessibles dans les traitements de texte fournis avec les systèmes d'exploitation : WordPad pour MS Windows et TextEdit pour MacOS X.

 L'auteur s'est basé sur les versions des logiciels qu'il a à disposition ; les contributions d'utilisateurs d'autres systèmes sont bienvenues pour étendre le champ ou corriger des inexactitudes.

Tel écran, tel écrit…

Les traitements de textes sont maintenant dits « tel écran, tel écrit », ou encore selon l'acronyme anglais WYSIWYG : « what you see is what you get », « ce que vous voyez (à l'écran) est ce que vous obtenez (à l'impression) ». On a un rendu immédiat de l'action que l'on fait.

De ce fait, on est tenté de faire la mise en forme — mise en page, choix du type de caractère, … — en même temps que l'on rédige, alors que, traditionnellement, les fonctions étaient séparées :

• la personne dictait sa lettre à sa secrétaire — gestion du fond —, et la secrétaire tapait la lettre selon les standards — gestion de la forme ;
• l'auteur rédigeait à la main (manuscrit) ou à la machine à écrire (tapuscrit) — gestion du fond —, et l'éditeur se chargeait de la composition (typesetting), c'est-à-dire de la mise en page et de la typographie — gestion de la forme.

Pour illustrer cette séparation des tâches, le Lexique de l'Imprimerie nationale française indique :

(p. 151) Quelle que soit la forme sous laquelle un auteur remet un texte à l'imprimeur — manuscrit, dactylographié, imprimé, et même sur bande ou disquette — l'ensemble reçoit le nom de copie. [… Les] maisons d'édition [ont créé] des bureaux de préparation de copie chargés de transmettre aux ateliers de photocomposition une copie débarrassée le plus possible de ses imperfections et comportant les indications nécessaires à sa bonne présentation sous forme imprimée. L'opérateur pouvant alors réserver toute son attention à la reproduction fidèle du texte et à la qualité de sa présentation, le travail y gagne en qualité et en rapidité.

(p. 56) [La copie d'auteur comporte] une marge à gauche. […] Un double interlignage est souhaitable. Les titres intérieurs, quels qu'ils soient, seront détachés du texte pour être distingués.

On voit là que l'auteur n'a qu'à se préoccuper du texte, et que la mise en forme pour lui consiste à remettre un travail lisible, permettant d'identifier la fonction des différentes parties du texte, laissant de la place aux annotations manuscrites. La mise en forme finale est un autre métier…

Avec un traitement de texte, on est donc tenté de faire la mise en forme en même temps que l'on rédige. Si cette mise en forme « à la volée » ne pose pas de problème pour les applications simples, comme un courrier, cela devient vite un problème si l'on veut avoir une unité de présentation sur un document un peu volumineux ou entre plusieurs documents, par exemple avoir une charte graphique pour une association. Et cela empêche de se concentrer sur l'important : le contenu.

Alors qu'il apparaît dans un premier temps comme une simplification, le « tel écran, tel écrit » devient un piège. Et de fait, un certain nombre de choses que l'on montrera s'éloigneront du « tel écran, tel écrit ». Par exemple, lorsque l'on introduit un index à la fin d'un document, on ne verra pas immédiatement la liste des entrées apparaître.

De la typographie et de la liberté de création

Nous allons présenter au long de ce wikilivre un certain nombre de conventions typographiques. Ces conventions forment un « canon ». Elles peuvent vous étonner ; la mise en forme n'étant plus entre les mains de typographes professionnels, et en particulier sur l'Internet, certaines de ces conventions ne vous sont pas familières. Par ailleurs, certaines peuvent ne pas être conformes à votre goût.

Au final, c'est vous qui êtes responsable de votre document. Vous êtes libres d'appliquer les conventions présentées ou de vous en affranchir. Ces conventions sont un gage de « bon goût » et garantissent une homogénéité de la présentation des documents, mais la créativité consiste parfois à s'affranchir des conventions (encore faut-il les connaître).

Les typographes ont eu à résoudre de nombreux problèmes et ces conventions sont pour part leur expérience capitalisée. Certaines contraintes étaient techniques — les pages étaient composées en plaçant des caractères mobiles métalliques sur un composteur, pour formater une ligne, puis transférées dans une forme (planche d'impression) — et ne sont conservées que par tradition. D'autres prennent en compte la physiologie de la lecture ; on remarquera d'ailleurs que la typographie d'un quotidien (colonnes étroites) est très différente de celle d'un livre.

Par la connaissance de quelques conventions, le choix deviendra un choix volontaire et non plus le fruit du hasard.

Citons à nouveau le Lexique de l'Imprimerie nationale (p. 3) :

Comme les règles de savoir-vivre, les règles du savoir-lire s'adaptent aux nouvelles techniques de communication, mais l'on ne saurait se soustraire à certaines contraintes sans lesquelles la vie deviendrait rapidement insupportable à chacun […]. S'il faut admettre qu'en communication imprimée une fantaisie adaptée au message est parfois séduisante, elle sera d'autant mieux appréciée qu'à travers une apparente confusion les règles de composition auront été respectées, facilitant le travail de lecture. Séduire le lecteur et faciliter la lecture résument les qualités d'une bonne typographie.

Si légitime que soit la liberté d'user de changements intempestifs de police, de corps (parangonnage) ou d'excès d'effets, tout cela doit être utilisé avec parcimonie. Le mot d'ordre pour la lisibilité est de rester sobre.

Par contre, on veillera à ne pas laisser les lignes, les colonnes et les pages couper les phrases dans des endroits incongrus, comme après un deux-points, ou entre une particule et un nom propre. On fera également attention à ne pas laisser une ligne isolée en haut d'une page, ou un titre séparé de son contenu en bas d'une page.

Conventions

Lorsque l'on indique la pression sur une touche de clavier, cette touche est encadrée. Par exemple, A désigne la touche « A » du clavier.

Le nom des contrôles — boutons, boutons radio, menus, listes déroulantes (combo box), champs de saisie (boîte de texte), options dans les listes, … — sont indiqués en caractères gras et avec une capitale en initiale (majuscule). On écrira par exemple « l'option Nouveau du menu Fichier. » Si les options s'enchaînent, on pourra séparer les étapes par une flèche « → », par exemple plutôt qu'écrire

on sélectionne, dans le menu Insertion, l'option Champ…, puis, dans le menu Catégories, la catégorie Équations et formules, et dans la liste Noms des champs, on sélectionne Eq (Eq)

on écrira :

on sélectionne l'option du menu Insertion → Champ… → Catégories → Équations et formules → Noms des champs → Eq (Eq).

Si le bouton graphique contient un caractère, on encadrera celui-ci en gris, par deux traits minces en haut et à gauche et deux traits larges à droite et en bas. Par exemple, le bouton I.

Le nom des boîtes de dialogues est affiché en caractères normaux, mais en respectant les règles des titres (première lettre capitale, initiale du premier nom en capitale) et entre guillemets français.

Lorsqu'une portion de texte doit être remplacée par du contenu tapé par l'utilisateur, il figure en italiques. Par exemple, « nom de fichier » doit être remplacé par le nom du fichier en question.

Lorsque l'on indique quelque chose à taper, cela figure en police à chasse fixe. Une espace est signalée par le caractère « ˽ », et est obtenu par une pression sur la barre d'espace (mentionnée par Espace).

Lorsque l'on veut montrer le résultat obtenu, on utilise un cadre bleu.

Sommaire

1. Quelques questions préliminaires
2. L'éditeur de texte
3. Quelques bonnes habitudes à prendre
4. Utilisation des styles
5. Listes et tableaux
6. Table des matières et index
7. Inclusion d'équations
8. Mise en page complexe
9. Modèles de document
10. Gestion de documents volumineux
11. Relecture
12. Annexes
    1. Glossaire
    2. Code de champ EQ
13. Index

Voir aussi

Sur Wikipédia

• LibreOffice Writer
• Microsoft Word
• OpenOffice.org Writer
• WordPad
• TextEdit