Du bon usage d'un traitement de texte/Quelques bonnes habitudes à prendre
Puisqu'il faut refréner l'envie de faire de la mise en page à la volée, voici quelques bonnes habitudes à prendre.
Bien débuter un document
modifierLes traitements de texte permettent en général de définir les propriétés du document, et en particulier le titre du document. Le fait de remplir ce « formulaire » permet :
- de faire apparaître ces informations dans le gestionnaire de fichier (Explorateur Windows ou Finder de MacOS) et donc de faciliter l'organisation du travail : retrouver facilement un fichier avec l'outil de recherche, identifier un document sans l'ouvrir lorsque le nom du fichier n'est pas assez précis ;
- de faire apparaître le titre automatiquement en début de document, mais aussi en haut des pages (en-tête) ; en cas de modification du titre dans le formulaire, ceci est mis à jour dans tout le document.
Pour définir les propriétés du document :
- Avec MS Word 2003, LibO Writer et AbiWord
- cliquer sur le menu Fichier → Propriétés ; cela ouvre la boîte de dialogue « Propriétés du document » ;
- aller à l'onglet Résumé (MS Word), Description (LibO Writer) ou Général (AbiWord) ;
- remplir le champ Titre, et si possible le champ Mots-clés (onglet Sommaire d'AbiWord) ;
- cliquer sur OK.
- Avec MS Word 2007
- cliquer sur le bouton Office → Préparer → Propriétés ; cela affiche le panneau « Informations sur le document » en haut du document ;
- remplir le champ Titre, et si possible le champ Mots-clés ;
- on peut refermer le panneau avec le bouton Fermer x à droite du panneau.
On peut obtenir une boîte de dialogue « Propriétés du document » similaire à celle de MS Word 2003 depuis le panneau « Informations sur le document » :
- cliquer sur Propriétés du document ;
- choisir Propriétés avancées.
- Une fois ceci fait,
et avant même de commencer à taper le texte, enregistrer le fichier. Cela permet de définir tout de suite l'emplacement du fichier et son nom, et ainsi de pouvoir faire un « enregistrement d'urgence » (CTRL+S/
+S puis fermeture de la session) au cas où l'on devrait quitter son poste de manière inopinée.
Choisir l'emplacement et le nom du fichier
modifierCela dépasse le cadre du seul traitement de texte et concerne toutes les applications. Il faut que vous soyez capable de retrouver vos fichiers, et pour cela :
- utiliser l'arborescence du moyen de stockage (disque dur, clef USB, CD ou DVD ROM, …) en créant des dossiers (répertoires) ;
- le nom des dossiers doit être explicite.
La notion d'arborescence permet d'organiser ses fichiers de manière hiérarchisée. Les systèmes d'exploitation proposent en général un dossier tout fait appelé « Documents » et accessible par un raccourci depuis le gestionnaire de fichiers. Vous pouvez créer des sous-dossiers par thème à l'intérieur de ce dossier : « Travail », « Loisirs », « Courriers administratifs », …
Pour les noms des fichiers comme pour ceux des dossiers, il faut
- ne pas utiliser de ponctuation ;
- éviter les accents, pour faciliter l'échange avec des personnes ayant une version non-française du système d'exploitation ;
- mettre un nom explicite, mais éviter un nom trop long (s'affichant mal dans le gestionnaire).
Vous pouvez choisir de nommer les fichiers de manière systématique, par exemple pour les lettres, mettre le nom du destinataire et la date en commençant par l'année, puis le mois et le jour (le classement alphabétique correspond alors au classement par date) : Wikipedia090424.
Bonnes et mauvaises solutions
modifier| Problème | Mauvaise solution | Bonne solution | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Espacer les mots | appuyer plusieurs fois sur ESPACE | mettre une tabulation | les espaces horizontaux sont de dimensions variables, le résultat est donc aléatoire ; une petite modification du texte peut entraîner une grande modification du résultat en cascade |
| mettre plusieurs tabulations | définir un taquet de tabulation au bon endroit | ||
| Mettre des pointillés (formulaire à remplir, texte à trous) | mettre une série de points | mettre une tabulation avec option « points de suite/caractères de remplissage » |
| Problème | Mauvaise solution | Bonne solution | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Avoir un saut de ligne | laisser une ligne vide (appuyer deux fois sur ENTRÉE) | modifier le style pour agrandir l'espace après le paragraphe | une petite modification du texte peut entraîner une grande modification du résultat en cascade |
| Passer à la page suivante | laisser plusieurs lignes vides (appuyer plusieurs fois sur ENTRÉE) | insérer un saut de page (CTRL+ENTRÉE sous Microsoft Windows, +ENTRÉE sous MacOS)
|
| Problème | Mauvaise solution | Bonne solution | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Mettre en exergue, renforcer une idée | souligner, gras, corps plus grand (taille >) | italique, guillemets, marges plus grandes | un gris optique[1] homogène facilite la lecture et est plus agréable |
| Faire rentrer coûte que coûte un texte dans une page | resserrer les caractères (espacement condensé), diminuer localement le corps (taille des caractères) | ne pas nuire à la lisibilité ⇒ reformuler de manière plus concise (réduire le nombre de mots), ou bien abandonner la contrainte d'espace (aérer le texte) ; pour les mises en page complexes, avoir recours à un logiciel de PAO[2] | |
| Éviter l'espacement trop important des mots (survient avec un mot très longs en début de la ligne suivante) | modifier l'espacement des caractères (espacement condensé ou étendu), changer localement le corps (taille des caractères) | autoriser la césure (coupure des mots) |
Notes
modifier- ↑ sensation que l'on a en plissant des yeux, lorsque l'on ne perçoit que la luminosité et plus la forme des caractères, cf. Glossaire
- ↑ cf. Quelques questions préliminaires