Pouvoir Accéder et Utiliser Writer/Gérer des documents

Gérer des documents

Pouvoir Accéder et Utiliser Writer

Bienvenue

1. Créer un document simple avec Writer
2. Gérer des documents
3. Mettre en forme un document
4. Personnaliser Writer
5. Obtenir de l'aide
6. Utiliser les outils de Writer
7. Utiliser et créer un tableau

Liste des raccourcis

Index

Utiliser la boîte de dialogue Ouvrir

Dans le chapitre 2, vous avez découvert la boîte de dialogue Ouvrir. Vous allez maintenant apprendre à gérer des documents à partir de cette boîte de dialogue. N'hésitez pas à vous référer à la page 3 du guide tactile ou à la capture d'écran de la boîte de dialogue Ouvrir de Writer pour revoir le contenu de la boîte de dialogue Ouvrir.

la boîte de dialogue Ouvrir

Dans cette leçon, vous verrez comment ouvrir un document existant, comment supprimer un document et comment créer un nouveau dossier. Avant de commencer, assurez-vous que Writer est ouvert à l'écran. Dans le cas contraire, ouvrez-le.

Ouvrir un document existant

Pour ouvrir un document existant, vous pouvez faire dérouler le menu Fichier en appuyant sur let touches alt-f. Ensuite, sélectionnez la commande Ouvrir avec la touche flèche bas et appuyez sur la touche Entrée. La boîte de dialogue Ouvrir apparaîtra.

Vous pouvez également passer la commande Ouvrir en utilisant le raccourci clavier ctrl-o. Essayez une de ces deux méthodes.

La boîte de dialogue Ouvrir devrait maintenant être ouverte dans votre fenêtre d'application Writer. Elle est structurée comme la boîte de dialogue Enregistrer sous. Par défaut, le curseur se trouve dans la zone Nom de fichier. Vous pouvez y écrire le chemin d'accès et le nom du document que vous désirez ouvrir, soit ~/Téléchargements/Exercices/Bonjour.odt et appuyez sur la touche Entrée.

Le document portant le nom Bonjour.odt contenu dans le dossier Exercices de votre dossier personnel devrait maintenant être ouvert. Fermez-le en appuyant sur les touches ctrl-f4.

Pour ouvrir un document dont vous ne connaissez pas le nom exact, vous devez parcourir la liste des dossiers et des documents enregistrés dans le dossier sélectionné dans la liste déroulante.

Prenez quelques instants pour retracer le contenu des fichiers fournis avec cet ouvrage. D'abord, passez la commande Ouvrir du menu Fichier en utilisant le raccourci clavier ctrl-o. La boîte de dialogue Ouvrir s'affichera.

Le curseur se trouve par défaut dans la zone de saisie intitulée Nom de fichier. Vous pouvez également taper le nom d'un dossier dans cette zone. Pour obtenir la liste des fichiers fournis avec cet ouvrage, vous allez taper ~/Téléchargements/ et appuyer sur la touche Entrée.

Maintenant, appuyez sur les touches maj-tab pour déplacer le curseur dans la liste des fichiers et dossiers du dossier Téléchargements.

Maintenant, sélectionnez le dossier Exercices avec la flèche haut ou bas et appuyez sur Entrée. La liste des fichiers changera pour afficher le contenu du dossier Exercices. Remarquez que, si vous vouliez, il vous serait possible à ce moment-ci de faire afficher le niveau hiérarchique précédent, soit le dossier Téléchargements, en appuyant sur la touche Retour arrière, située dans le coin supérieur droit du pavé alphanumérique, généralement au-dessus de la touche Entrée.

Utilisez les flèches de direction pour positionner votre curseur sur le document portant le nom de Bonsoir.odt. Appuyez ensuite sur Entrée pour ouvrir le document.

Notez qu'il existe plusieurs façons d'ouvrir un document. S'il s'agit d'un des vingt derniers documents dans lequel vous avez travaillé, vous pouvez l'ouvrir à partir de la liste de documents affichée dans le sous-menu Derniers documents utilisés du menu Fichier. Ouvrez maintenant le menu Fichier en appuyant sur alt-f et sélectionnez la commande Dernier documents utilisés. Appuyez sur flèche droite pour ouvrir le sous-menu.

Maintenant, sélectionnez par exemple le fichier Bonjour.odt à l'aide des flèches haut et bas et appuyez sur Entrée.

Votre document Bonjour.odt devrait être affiché à l'écran. Vous pouvez le fermer en appuyant sur les touches ctrl-f4. Appuyez une nouvelle fois sur les touches ctrl-f4 pour fermer le document Bonsoir.odt. Dans l'exercice suivant, vous apprendrez comment gérer des fichiers dans la boîte de dialogue Ouvrir.

Supprimer un document

Tout comme à partir de la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous pouvez aussi supprimer un document à partir de la boîte de dialogue Ouvrir. Vous allez apprendre comment et pratiquer dans l'exercice suivant. Vous pouvez vous référer à la page 3 du guide tactile ou à la capture d'écran de la boîte de dialogue Ouvrir de Writer pour revoir le contenu de la boîte de dialogue Ouvrir.

la boîte de dialogue Ouvrir

Dans l'exercice suivant, vous allez supprimer le document appelé Vide.odt, contenu dans le dossier Exercices. Assurez-vous d'être dans le dossier Exercices avant de commencer l'exercice. Vous pouvez vous référer à la leçon précédente si vous ne savez pas comment effectuer cette modification. Voici comment procéder pour supprimer le document Vide.odt.

1. Appuyez sur les touches ctrl-o pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir. Appuyez sur les touches maj-tab pour vous rendre dans la liste des documents.
2. Avant de supprimer un document, vous devez le sélectionner. Dans le cadre de cet exercice, sélectionnez le document Vide.odt à l'aide de la touche flèche bas ou de la touche flèche haut.
3. Appuyez sur la touche Supprimer pour supprimer le document sélectionné.
4. Une boîte de message s'affichera pour vous demander la confirmation de la suppression. Appuyez sur Entrée pour confirmer. Ensuite, appuyez sur la touche échappe pour fermer la boîte de dialogue Ouvrir.

Créer un nouveau dossier

Vous allez maintenant créer un nouveau dossier dans le dossier Exercices.

1. Appuyez sur les touches de raccourci ctrl-o pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir. Assurez-vous d'être dans le dossier Exercices.
2. Appuyez autant de fois que nécessaire sur les touches maj-tab pour accéder au bouton Créer un nouveau dossier.
3. Appuyez sur la touche Entrée pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau dossier.
4. Votre curseur est par défaut dans la zone de saisie Nom. Inscrivez dans cette zone le nom du nouveau dossier. Dans le cadre de cet exercice, inscrivez le nom Gestion. Appuyez sur la touche Entrée pour créer votre nouveau dossier et fermer la boîte de dialogue Nouveau dossier. Le dossier Gestion est maintenant créé dans le dossier Exercices ; appuyez sur la touche échappe pour fermer la boîte de dialogue Ouvrir.

Dans la leçon suivante, vous apprendrez comment basculer entre plusieurs documents ouverts.

Basculer d'un document ouvert à un autre

Dans Writer, vous pouvez ouvrir plusieurs documents et passer de l'un à l'autre sans avoir à les fermer et les ouvrir à nouveau. Il y a deux façons de basculer d'un document à l'autre.

Dans cette leçon, vous apprendrez comment basculer d'un document à l'autre en passant par le menu Fenêtre, ou basculez d'un document à l'autre avec les touches alt-tab.

Pour effectuer l'exercice suivant, vous allez ouvrir trois documents du dossier Exercices : voici comment procéder.

1. Appuyez sur les touches ctrl-o pour ouvrir la boîte de dialogue Ouvrir. Appuyez sur les touches maj-tab pour vous rendre dans la liste des fichiers.
2. Avec la flèche bas, sélectionnez le document Bon matin.odt et, en appuyant sur les touches maj-flèche bas, augmentez la sélection en ajoutant les fichiers Bonjour.odt et Bonsoir.odt.
3. Appuyez sur la touche Entrée pour les ouvrir.

Basculer d'un document à l'autre en passant par le menu Fenêtre

Comme l'illustre l'écran présenté en première page du guide tactile, représentant une capture d'écran de la fenêtre d'application Writer, le menu Fenêtre se trouve dans la partie droite de la barre de menus de l'application Writer, à côté du menu Aide. Son raccourci clavier est alt-n.

Voici maintenant la façon dont vous pouvez basculer d'un document à l'autre en passant par le menu Fenêtre. Un des trois documents devrait être affiché à l'écran.

1. Appuyez sur les touches alt-n pour ouvrir le menu Fenêtre de Writer. Au bas de ce menu, vous retrouvez les trois noms de vos trois documents ouverts. Celui qui est actuellement ouvert apparaît sous forme d'une case à cocher cochée.
2. À l'aide des flèches haut et bas, sélectionnez un des deux noms non cochés. Pour basculer dans ce document, appuyez sur Entrée.

Notez que, quand vous retournerez dans le menu Fenêtre, la case à cocher sera devant le nom du document où vous venez de basculer.

Basculer d'un document à l'autre avec les touches alt-tab

Vous allez essayer la deuxième méthode en utilisant les touches de raccourci alt-tab. Dans le cadre de cet exercice, sélectionnez le document intitulé Bonsoir.odt.

Pour basculer d'un document à l'autre, appuyez sur la touche alt et, en la maintenant enfoncée, puis appuyez sur la touche tab pour basculer au document suivant. Il vous suffira de relâcher les touches pour l'ouvrir.

Remarquez que vous êtes maintenant dans un autre des trois documents. Notez que si vous aviez ouvert une autre application comme le dossier personnel par exemple, elle devrait être minimisée sur le tableau de bord et la fonction alt-tab vous la proposerait en même temps que vos documents Writer.

Dans la leçon suivante, vous apprendrez à déplacer du texte d'un document à un autre.

Déplacer du texte d'un document à un autre

Dans la leçon précédente, vous avez appris à basculer d'un document à un autre. Dans cette leçon, vous pourrez utiliser ce processus pour déplacer du texte d'un document à un autre document.

Pour déplacer, copier ou coller du texte, vous devez préalablement le sélectionner. Une sélection peut contenir des mots, des phrases, des paragraphes et des pages. Le texte sélectionné apparaît à l'écran en gris. Pour couper le texte sélectionné, appuyez sur les touches ctrl-x. Lorsque vous avez coupé le texte à déplacer, basculez dans l'autre document avec les touches alt-tab et appuyez sur les touches ctrl-v pour le coller.

Assurez-vous, avant de commencer le prochain exercice, que les documents Bonjour.odt et Bonsoir.odt sont affichés à l'écran. Si ce n'était pas le cas, ouvrez-les maintenant. Vous allez, pour faire l'exercice suivant, créer un nouveau document dans lequel vous insérerez du texte coupé dans les documents Bonjour.odt et Bonsoir.odt.

1. Appuyez sur les touches de raccourci ctrl-n pour créer un nouveau document.
2. Basculez du nouveau document au document Bonsoir.odt en appuyant sur les touches de raccourci alt-tab.
3. Assurez-vous d'être dans le document Bonsoir.odt. Placez le point d'insertion au début du premier paragraphe de votre texte en appuyant sur les touches ctrl-origine.
4. Sélectionnez les deux premiers paragraphes en appuyant sur les touches ctrl-maj-flèche bas pour sélectionner le premier paragraphe, et en maintenant les touches ctrl-maj, appuyez sur la touche flèche bas deux fois pour sélectionner le deuxième paragraphe ainsi que l'espace qui les sépare.
5. Appuyez sur les touches ctrl-x pour couper les paragraphes sélectionnés de Bonsoir.odt. Une fois les paragraphes coupés, vous pourrez les coller dans votre nouveau document.
6. Basculez du document Bonsoir.odt au nouveau document en appuyant sur les touches alt-tab.
7. Appuyez sur les touches ctrl-v pour coller les paragraphes de Bonsoir.odt dans le nouveau document. Vérifiez que votre nouveau document contient le texte sélectionné dans Bonsoir.odt.
8. Recommencez l'exercice depuis l'étape 2 en choisissant le fichier Bonjour.odt. Vous sélectionnerez ses deux premiers paragraphes, les couperez et les collerez dans votre nouveau document.
9. Enregistrez le nouveau document dans le dossier Exercices en appuyant sur les touches ctrl-s. Donnez à votre nouveau document le nom de Hello.odt. Appuyez sur Entrée pour enregistrer et fermer la boîte de dialogue. Fermez les documents Bonjour.odt, Bonsoir.odt et Bon matin.odt sans les enregistrer.

Si vous avez fait l'exercice précédent, vous devriez avoir affiché à l'écran votre document Hello.odt. Dans la prochaine leçon, vous imprimerez le document Hello.odt.

Imprimer un document

Vérifiez que votre document hello.odt est bien à l'écran. Si ce n'est pas le cas, ouvrez-le. Le document Hello.odt contient deux pages.

Lorsque vous souhaitez imprimer un document, vous pouvez choisir quelle partie imprimer ou ne pas imprimer. Par exemple, vous pouvez n'imprimer que le troisième paragraphe, que la deuxième page ou plusieurs copies de votre document. Il est possible de revoir le contenu de la boîte de dialogue Imprimer dans la leçon 3 du chapitre 2 et de retrouver sa forme page 2 du guide tactile ou sur

Capture d'écran de la boîte de dialogue Imprimer de Writer

Dans cette leçon, vous aller successivement imprimer la sélection, la ou le groupe de pages choisi, le document complet et choisir le nombre de copies à imprimer.

Imprimer la sélection

Lorsque vous travaillez dans un document et que vous souhaitez n'en imprimer qu'une partie, il est possible de la sélectionner et d'imprimer uniquement cette sélection.

Le principe de sélection reste le même, mais au lieu de copier votre texte, vous l'imprimez. Pour l'exercice suivant, sélectionnez le deuxième paragraphe de votre document. Vous pouvez vous reporter à la leçon 7 de la section 2 pour revoir les touches de sélection de texte.

Après avoir sélectionné votre texte, voici comment n'imprimer que la sélection.

1. Appuyez sur les touches ctrl-p pour ouvrir la boîte de dialogue Imprimer.
2. Appuyez sur les touches maj-tab autant de fois que nécessaire pour placer votre curseur au début de la section Plage et exemplaires. Le curseur sera placé sur le bouton radio Toutes les pages.
3. À l'aide de la flèche bas, descendez jusqu'au bouton radio Sélection ou appuyez sur la touche s.
4. Appuyez sur la touche Entrée pour lancer l'impression et fermer la boîte de dialogue Imprimer.

Imprimer la page ou le groupe de pages choisies

Vous allez dans cet exercice imprimer la première page avec le choix Pages. Voici les étapes :

1. Appuyez sur les touches ctrl-p pour ouvrir la boîte de dialogue Imprimer.
2. Appuyez sur les touches maj-tab autant de fois que nécessaire pour placer votre curseur au début de la section Plage et exemplaires.
3. À l'aide de la flèche bas, descendez jusqu'au bouton radio Pages ou appuyez sur la touche g.
4. Votre curseur se trouve alors dans la zone de saisie Pages. Entrez le chiffre 1 pour indiquer que vous souhaitez imprimer la page 1.
5. Appuyez sur la touche Entrée pour lancer l'impression et fermer la boîte de dialogue Imprimer.

Remarquez que dans cet exercice, vous n'avez pas à tenir compte de l'emplacement du point d'insertion dans le document. Notez que vous pourriez choisir dans un document des pages isolées ou des groupes de pages. Par exemple, si votre document contient vingt pages, voici la manière de taper les informations selon le besoin : imprimer les pages 4, 5, 6, 11 et 19 donnerait 4-6;11;19. En effet, pour imprimer une suite de pages, vous indiquez le premier numéro et le dernier séparés par un tiret. Pour imprimer plusieurs pages discontinues, vous séparez les groupes par un point-virgule.

Imprimer le document au complet

Enfin, voici comment imprimer le document au complet.

1. Appuyez sur les touches ctrl-p pour ouvrir la boîte de dialogue Imprimer.
2. Appuyez sur Entrée pour lancer l'impression et fermer la boîte de dialogue Imprimer.

Remarquez que dans la boîte de dialogue Imprimer, dans la section Plage et exemplaires, le bouton radio Toutes étant coché par défaut, il vous suffit de lancer l'impression en appuyant sur la touche Entrée sans rien identifier dans la boîte de dialogue.

Choisir le nombre d’exemplaires à imprimer

Vous avez certainement noté qu'à l'ouverture de la boîte de dialogue, votre curseur se trouve par défaut dans la section Plage et exemplaires, dans la zone de saisie Nombre d'exemplaires. Ainsi, vous pouvez choisir par défaut le nombre de copies à imprimer en utilisant la flèche haut pour augmenter le nombre ou la flèche bas pour diminuer le nombre. Vous pouvez également saisir directement le nombre choisi.

Appuyez sur les touches ctrl-f4 pour fermer le document Hello.odt et passer à la prochaine leçon, où vous apprendrez à enregistrer différentes versions d'un document.

Enregistrer plusieurs versions d'un document

Au cours de la création d'un long document, il vous sera peut-être utile d'enregistrer plusieurs versions ou brouillons d'un document au fur et à mesure de son développement. Cet outil vous permettra d'enregistrer les versions successives sans écraser ni modifier les versions antérieures. Il permet également de prendre moins de place sur votre ordinateur. En effet, de chaque version, ne sont sauvegardées que les modifications. Vous pourrez ainsi aller visionner une ancienne version du même document sans risquer de la modifier. Vous allez apprendre dans cette leçon comment travailler avec des versions de documents.

Vous verrez comment créer et enregistrer une version d'origine, comment créer et enregistrer une deuxième version, une troisième version, comment consulter et fermer une version antérieure.

Avant de commencer le premier exercice, assurez-vous que Writer est affiché à l'écran. S'il ne l'est pas, ouvrez-le.

Créer et enregistrer une version d'origine

1. Créez un nouveau document qui sera votre version d'origine en appuyant sur let touches ctrl-n.
2. Donnez un nom à votre document. Pour ce faire, appuyez sur ctrl-s. Pour cet exercice, nous vous conseillons d'entrer dans la zone de saisie Nom du fichier le nom du document et son chemin, soit ~/Téléchargements/Exercices/Cascade.odt. Appuyez ensuite sur Entrée pour enregistrer et sortir de la boîte de dialogue Enregistrer sous.
3. Dans ce document vide, tapez la date d'hier avec un court texte concernant une anecdote sur cette journée.
4. Enregistrez la version d'origine en appuyant sur les touches alt-f pour dérouler le menu fichier puis, à l'aide de la touche flèche bas, sélectionnez la commande Versions et appuyez sur la touche Entrée pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
5. Appuyez sur tab jusqu'au bouton Enregistrer une nouvelle version et appuyez sur Entrée. Votre curseur se trouve dans la zone Commentaire. Vous pouvez entrer un commentaire succinct.
6. Appuyez sur les touches maj-tab pour vous rendre au bouton OK et appuyez sur Entrée pour enregistrer.
7. À l'aide de la touche tab, sélectionnez le bouton Fermer. Appuyez sur Entrée pour sortir de la boîte de dialogue Version.

Créer et enregistrer une deuxième version

1. Votre curseur est maintenant à nouveau dans votre document d'origine. Le nom de votre fichier est maintenant Cascade.odt. Pour créer une deuxième version, vous tapez, par exemple, la date d'aujourd'hui, avec un court texte de votre choix.
2. Appuyez sur les touches alt-f pour ouvrir le menu Fichier et, à l'aide de la touche flèche bas, sélectionnez la commande Version et appuyez sur la touche Entrée pour ouvrir la boîte de dialogue Version de Cascade, puisque votre document s'appelle Cascade.
3. Appuyez sur tab jusqu'au bouton Enregistrer une nouvelle version et appuyez sur Entrée
4. La boîte de dialogue Enregistrer une nouvelle version doit être ouverte. Votre curseur se trouve dans la zone de saisie Commentaire. Vous pouvez y entrer un commentaire succint comme par exemple Deuxième version.
5. Appuyez sur les touches maj-tab pour sortir de la zone de saisie et vous rendre au bouton OK et appuyez sur Entrée pour enregistrer. Remarquez que la deuxième version s'enregistre sous le même nom que la première. Vous n'avez pas, cette fois, à donner un nom au fichier.
6. À l'aide de la touche tab, sélectionnez le bouton Fermer. Appuyez sur Entrée pour sortir de la boîte de dialogue Version.

Créer et enregistrer une troisième version

1. Vous êtes à nouveau dans votre document Cascade.odt. Créez une troisième version. Tapez, par exemple, la date de demain, avec ou sans texte.
2. Appuyez sur les touches alt-f pour ouvrir le menu Fichier puis, à l'aide de la touche flèche bas, sélectionnez la commande Version et appuyez sur la touche Entrée pour ouvrir la boîte de dialogue Version de Cascade.
3. Appuyez sur tab jusqu'au bouton Enregistrer une nouvelle version et appuyez sur Entrée. La boîte de dialogue Enregistrer une nouvelle version est ouverte. Votre curseur se trouve dans la zone de saisie Commentaire. Vous pouvez y entrer un commentaire succinct comme par exemple Dernière version.
4. Appuyez sur les touches maj-tab pour sortir de la zone de saisie et vous rendre au bouton OK. Appuyez sur Entrée pour enregistrer.
5. À l'aide de la touche tab, sélectionnez le bouton Fermer. Appuyez sur Entrée pour sortir de la boîte de dialogue Version.

Consulter une version antérieure

1. Appuyez sur les touches alt-f pour ouvrir le menu Fichier puis, à l'aide de la flèche bas, sélectionnez la commande Version et appuyez sur la touche Entrée pour ouvrir la boîte de dialogue Versions de Cascade.
2. Votre curseur se trouvant dans la liste des versions antérieures, sélectionnez la version antérieure choisie avec la flèche bas et appuyez sur la touche tab jusqu'au bouton Afficher, puis appuyez sur la touche Entrée.
3. Appuyez sur maj-tab pour lire le commentaire de la version sélectionnée. Si le commentaire correspond à ce que vous souhaitez, appuyez sur la touche échappe. Ensuite, appuyez sur tab jusqu'au bouton Ouvrir et appuyez sur Entrée pour ouvrir la version antérieure.
4. Deux des trois versions antérieures devraient être ouvertes en lecture seule à l'écran. Votre curseur se trouve dans le fichier correspondant à la version que vous venez de sélectionner. Pour basculer vers l’autre version, utilisez alt-tab. Notez que les deux versions ainsi ouvertes sont en lecture seule. Prenez le temps de consulter le contenu de la version que vous venez d’ouvrir, et ensuite, fermez-la avec les touches ctrl-f4. Notez qu'à cette étape, vous pourriez enregistrer le document ouvert comme fichier normal en passant par la commande Enregistrer sous du menu Fichier, c'est-à-dire que vous n'auriez plus accès aux différentes versions.
5. Le document original Cascade.odt devrait encore être ouvert à l'écran. Appuyez sur ctrl-f4 pour le refermer.

À la prochaine leçon, vous découvrirez comment travailler sur un même document à plusieurs.

Assurer un suivi des modifications du document

Au travail, il est de plus en plus fréquent que vous deviez travailler sur un document à plusieurs personnes. Par exemple, il n'est pas rare qu'après avoir rédigé un document, vous le fassiez relire par un collègue. Or, il est fréquent que celui-ci y apporte des modifications. Mais dans un souci pédagogique ou pour vous donner la possibilité de discuter, voire de refuser sa proposition, il l'émet en mode suivi.

Writer vous offre cette fonctionnalité. Elle permet de garder une trace de toutes les modifications de tous les lecteurs d'un fichier. Charge ensuite à l'auteur de les accepter, refuser ou commenter. C'est ce que nous verrons dans cette leçon.

Dans cette leçon, vous verrez comment modifier un document tout en laissant une trace, repérer une modification extérieure, accepter une modification, refuser une modification, commenter un passage.

Notez que cette fonctionnalité n’est pas vraiment ergonomique pour les utilisateurs d’aides techniques. Elle est d’abord pensée pour les voyants, mais nous allons voir dans cette leçon comment en tirer le meilleur parti. Remarquez aussi qu'au bout d'un certain volume, même les personnes voyantes trouvent un document en mode suivi moins lisible. Cette pratique doit donc rester maîtrisée.

Mettre en place le suivi des modifications

Si vous souhaitez que les modifications que vous vous apprêtez à faire se voient, c'est-à-dire apparaissent sans altérer définitivement le texte d'origine, vous devez les enregistrer. Voici comment procéder.

1. Appuyez sur les touches ctrl-o pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir. Dans la zone de saisie Nom de fichier, tapez /usr/local/share/doc/Formation/pauw/Exercices/Cascade.odt. Appuyez sur Entrée pour l'ouvrir.
2. Vous allez activer l'enregistrement des modifications. Pour ce faire, appuyez sur alt-d pour ouvrir le menu Édition. Puis, à l'aide de la flèche bas, sélectionnez la commande Modifications et ouvrez son sous-menu à l'aide de la flèche droite.
3. Le curseur étant par défaut positionné sur la commande Enregistrer, appuyez sur Entrée pour l'activer.

Vous êtes de retour dans votre document. Pour interrompre l'enregistrement, refaites la même procédure que lors du précédent exercice. L'appui sur Entrée décochera cette fois la case Enregistrer et désactivera le mode.

Repérer une modification extérieure

Une fois que vous avez activé l'enregistrement des modifications pour un document, toutes vos modifications apparaîtront sans prendre un effet immédiat. Par exemple, quand vous effacerez un caractère, il apparaîtra à l'écran dans une couleur spécifique. Quand vous passerez la souris dessus, le nom de l'auteur de la modification apparaîtra ainsi que la date à laquelle la modification a été apportée.

Au prochain exercice, nous allons effectuer quelques modifications dans votre document Cascade.odt.

1. Déplacez votre curseur sur la dernière ligne de votre document contenant la date de demain avec ou sans texte.
2. Supprimez l'année de la date. Notez que votre curseur se place sous le caractère supprimé mais celui-ci ne disparaît pas. À l'écran, les caractères effacés sont barrés et prennent une autre couleur.
3. À droite du premier chiffre de l'année, ajoutez une lettre. Vous notez désormais que Writer indique l'année complète ainsi que votre texte ajouté.

Pour repérer plus facilement une modification, les utilisateurs d'Orca peuvent procéder comme suit : vous ouvrez le menu contextuel n'importe où dans le document, et à l'aide de la flèche bas, vous choisissez la commande Modification suivante ou Modification précédente. Le changement est alors sélectionné et apparaît en braille..

Au prochain exercice, nous allons faire le tour des modifications effectuées au précédent exercice.

1. Appuyez sur ctrl-origine pour atteindre le début de votre document.
2. Ouvrez le menu contextuel à l'aide des touches maj-f10 ou de la touche menu contextuel si votre clavier dispose d'une telle touche. Dans ce menu, choisissez la commande Modification suivante.
3. Votre curseur se trouve sur la dernière modification du document. Il s'agit de l'insertion du caractère.
4. Rouvrez le menu contextuel et exécutez à nouveau la commande Modification suivante. Il s'agit cette fois de la suppression du premier chiffre de l'année.
5. Réitérez les deux étapes précédentes pour parcourir toutes les modifications de votre document. Enfin, replacez-vous sur la première proposition de modification.

Accepter une modification

Lorsque vous avez repéré une modification, vous avez plusieurs possibilités, incluant celle de l'accepter. Voici comment procéder.

1. Le document Cascade.odt devrait être ouvert et votre curseur devrait se trouver sur la première modification envisagée. Si tel n'est pas le cas, revoyez les exercices précédents de cette leçon.
2. Appuyez sur maj-f10 ou la touche du menu contextuel si votre clavier en possède une.
3. À l'aide de la flèche bas, choisissez la commande Accepter la modification. Observez que le premier chiffre de l'année a été supprimé, car telle était la proposition de modification que vous avez atteinte. Notez que, si vous insérez un caractère, il ne sera définitivement inséré qu'après acceptation, par vous ou votre collaborateur, de son insertion.
4. Placez-vous sur la modification suivante.

Refuser une modification

Si vous êtes en désaccord avec une proposition de modification, vous pouvez la rejeter. Voici comment procéder.

1. Le document Cascade.odt devrait être ouvert et votre curseur devrait se trouver sur la deuxième modification envisagée, qui est celle restante puisque vous avez accepté l'autre lors de l'exercice précédent. Si tel n'est pas le cas, revoyez les exercices précédents de cette leçon.
2. Appuyez sur maj-f10 ou la touche du menu contextuel si votre clavier en possède une.
3. À l'aide de la flèche bas, choisissez la commande Rejeter la modification. Observez que le caractère restant a été supprimé, car la proposition de modification que vous avez atteinte et refusée, consistait dans son ajout.

Notez que vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser toutes les modifications proposées dans un fichier. Voici comment procéder.

1. Appuyez sur ctrl-fin pour atteindre la fin de votre fichier. Passez une ligne et inscrivez la phrase « Test ».
2. Appuyez sur les touches alt-d pour dérouler le menu édition et ouvrez le sous-menu Modifications.
3. Dans ce sous-menu, choisissez la commande Accepter ou rejeter. La boîte de dialogue correspondante s'ouvrira.
4. Appuyez sur la touche tab autant de fois que nécessaire pour atteindre la commande Tout rejeter. Appuyez sur Entrée pour l'activer.
5. Appuyez une nouvelle fois sur Entrée pour fermer la boîte de dialogue Accepter ou rejeter.

Commenter une modification

Au moment où vous effectuez une modification, il se peut que vous désiriez l'expliquer à votre correspondant. Vous pouvez le faire en commentant votre modification. Attention, cette méthode ne doit pas être confondue avec l'insertion d'un commentaire, qui ajoute à la marge un commentaire qui apparaîtra lorsque vous imprimerez le document. Ici, la modification n'apparaîtra pas à l'impression.

Voici comment procéder pour commenter une modification que vous proposez.

1. Appuyez sur ctrl-fin pour atteindre la fin de votre fichier. Passez une ligne et inscrivez la phrase « Prêt pour envoi par message électronique »
2. Appuyez sur les touches alt-d pour dérouler le menu Édition et ouvrez le sous-menu Modifications.
3. Dans ce sous-menu, choisissez la commande Accepter ou rejeter. La boîte de dialogue correspondante s'ouvrira.
4. Appuyez sur la touche tab autant de fois que nécessaire pour atteindre la liste des modifications. Elle se situe au début de la boîte de dialogue, après les onglets de celle-ci. Puis, appuyez sur fin, pour atteindre la dernière ligne correspondant à la dernière modification proposée dans le document. À chaque ligne du tableau, vous avez quatre colonnes indiquant, de gauche à droite, la nature de la modification, son auteur, la date et le commentaire que l'auteur a inséré. Vous pouvez parcourir ces colonnes avec la flèche droite.
5. Ouvrez le menu contextuel à l'aide des touches maj-f10 ou de la touche dédiée si votre clavier en comporte une. Sélectionnez la commande éditer le commentaire.
6. Dans la zone de saisie, inscrivez « Anticipation de la prochaine leçon ».
7. À l'aide des touches maj-tab, sélectionnez le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue d'ajout d'un commentaire.
8. Appuyez sur tab jusqu'à atteindre le bouton Fermer et appuyez sur Entrée pour fermer la boîte de dialogue Accepter ou rejeter. Enfin, appuyez sur ctrl-f4 pour fermer le document actuel.

Dans la prochaine leçon, vous apprendrez à envoyer un courrier électronique à partir de Writer.

Envoyer un document par courriel

Pour faire cette leçon, vous devez avoir une connexion Internet et connaître l'adresse électronique de votre destinataire afin de pouvoir lui envoyer le courrier électronique. Pour avoir plus d'informations sur la messagerie électronique, vous pouvez vous référer au livre Pouvoir Accéder et Utiliser Internet, aux modules 5 et 6 consacrés au courrier électronique.

Dans cette leçon, vous verrez comment modifier le format d'envoi d'un document et comment l'envoyer en tant que fichier PDF.

Pour effectuer cette leçon, vous devez avoir un document ouvert à l'écran.

Comment modifier le format d'envoi d'un document ?

Lorsque vous envoyez un document, vous pouvez l'envoyer sous plusieurs format. Le format Word permet à votre destinataire qui n'utilise pas LibreOhfice mais Microsoft Office d'ouvrir le document. Par contre, à l'ouverture, il est possible que certaines mises en forme complexes disparaissent. Le format PDF évite ce problème. Il ne peut pas être modifié facilement par votre destinataire et l'aspect visuel du document est respecté quelle que soit la manière dont l'ouvrira votre correspondant.

Dans tous les cas, il sera envoyé en tant que pièce jointe d'un courrier électronique. Le document sera ainsi transmis sans être ouvert et va figurer dans le courrier sous la forme d'une icône OpenDocument accompagnée de son nom de fichier. Le destinataire peut alors l'ouvrir et le modifier dans Writer, ou encore l'enregistrer sur son propre ordinateur.

Pour choisir un format, vous allez d'abord créer un nouveau document à l'aide des touches ctrl-n. Ensuite, vous allez :

1. Ouvrir le menu Fichier de la barre de menus en appuyant sur les touches alt-f.
2. Appuyer sur flèche bas jusqu'à atteindre la commande Envoyer. Appuyer sur flèche droite pour dérouler le sous-menu.
3. Choisir la commande correspondant au format dans lequel vous souhaitez envoyer votre document. Dans le cadre de cet exercice, choisissez la commande Envoyer par e-mail sous forme de texte OpenDocument et appuyez sur la touche Entrée.
4. Votre curseur se retrouve dans votre logiciel de messagerie préféré. Writer a en effet, par la commande de l'étape 3, ouvert l'outil de rédaction d'un nouveau message. Le curseur étant par défaut dans la zone de saisie réservée à l'adresse du destinataire, mettez à cet endroit les coordonnées du destinataire.
5. Il est d'usage courant d'indiquer dans la zone de saisie Sujet le titre ou contenu de votre message. Si vous avez enregistré le fichier, l'objet du message sera rempli en empruntant le nom de votre document. Si vous n'avez pas donné de nom au document que vous voulez envoyer, le champ Sujet sera automatiquement rempli par le texte noname.odt. Laissez ce nom ou tapez le texte souhaité.
6. Pour envoyer le courrier, appuyez sur la touche ctrl-entrée.

Notez qu'avant d'envoyer, vous auriez pu voir la liste des pièces jointes en appuyant une fois de plus sur la touche tab. Vous auriez vu votre document nommé avec l'extension odt.

Envoyer votre document au format PDF

Vous allez maintenant apprendre plus spécifiquement comment envoyer un document au format PDF. D'abord parce que comme on l'a déjà vu, ce format est le plus robuste pour conserver les mises en forme et être sûr que le document sera lu tel que vous l'avez conçu par la majorité de vos correspondants. Ensuite car Writer utilise une technique particulière pour créer le document PDF qu'il est utile de voir ici. Voici comment procéder.

1. Retournez dans le document vide que vous avez créé en débutant l'exercice précédent.
2. Ouvrez le menu Fichier de la barre de menus en appuyant sur les touches alt-f.
3. Appuyez sur flèche bas jusqu'à atteindre la commande Envoyer. Appuyez sur flèche droite pour dérouler le sous-menu.
4. Choisissez la commande correspondant au format dans lequel vous souhaitez envoyer votre document. Dans le cadre de cet exercice, choisissez la commande Envoyer par e-mail en PDF et appuyez sur la touche Entrée. Une boîte de dialogue va s'ouvrir.
5. Votre curseur se trouve maintenant dans la boîte de dialogue de Writer Exporter au format PDF. Vous pouvez y modifier les paramètres de la création du document PDF. Pensez toujours à effectuer les modifications suivantes pour que le document PDF exporté soit accessible. Tout d'abord, dans l'onglet Général, cochez la case intitulée PDF marqué. Ensuite, dans l'onglet Vue initiale, à l'aide de la flèche bas, sélectionnez le bouton radio Repère de texte et page.
6. Maintenant, appuyez sur maj-tab autant de fois que nécessaire pour atteindre le bouton Envoyer.
7. Votre curseur se retrouve dans votre logiciel de messagerie préféré. Writer a en effet, par la commande de l'étape 4, ouvert l'outil de rédaction d'un nouveau message. Le curseur étant par défaut dans la zone de saisie réservée à l'adresse du destinataire, inscrivez à cet endroit les coordonnées du destinataire.
8. Tapez dans la zone de saisie Sujet le titre du contenu de votre message. Si vous avez enregistré le fichier, l'objet du message sera rempli en empruntant le nom de votre document. Si vous n'avez pas donné de nom au document que vous voulez envoyer, le champ Sujet sera automatiquement rempli par le texte noname.pdf. Laissez ce nom ou tapez le texte souhaité.
9. Pour envoyer le courrier, appuyez sur la touche ctrl-Entrée.

Notez qu'avant d'envoyer, vous auriez pu voir la liste des pièces jointes en appuyant une fois de plus sur la touche tab. Vous auriez vu votre document nommé avec l'extension pdf.

Vous voici arrivé à la fin du module 2. Avant de poursuivre et de commencer le module 3, nous vous suggérons de répondre à un quiz de cinq questions portant sur les notions abordées. Au préalable, fermez tous les documents ouverts sans enregistrer les modifications.

Questions et réponses

Cette leçon vous présente une liste de cinq questions à choix multiples. La bonne réponse se trouve dans la section Réponses au quiz. Pour plus d'interaction, se trouve dans cette zone la raison pour laquelle les autres réponses ne sont pas correctes.

Questions à choix multiples

1. Laquelle des fonctions suivantes ne peut être réalisée à partir de la boîte de dialogue Ouvrir ?
   1. Ouvrir un nouveau document
   2. Supprimer un document
   3. Ouvrir un document existant
   4. Créer un nouveau dossier
2. Comment peut-on basculer entre deux documents ouverts avec Writer ?
   1. On utilise le raccourci clavier alt-tab
   2. On utilise le raccourci clavier alt-f4
   3. On utilise le raccourci clavier ctrl-f12
   4. On utilise le raccourci clavier ctrl-f6
3. Quels raccourcis clavier sont respectivement utilisés pour couper et coller du texte ?
   1. ctrl-c et ctrl-v
   2. ctrl-x et ctrl-z
   3. ctrl-x et ctrl-v
   4. alt-x et alt-v
4. Quelle commande utilise-t-on pour enregistrer une deuxième version d'un document ?
   1. La commande Version
   2. La commande Version de
   3. La commande Enregistrer
   4. La commande Ouvrir
5. Que se passe-t-il lorsqu'un document est envoyé par courrier électronique ?
   1. Le document est envoyé comme corps de texte au destinataire
   2. Le document est envoyé au format PDF
   3. Le document est envoyé comme une pièce jointe
   4. Le document s'enregistre dans le dossier Boîte d'envoi

Réponses au quiz

1. Il est possible de supprimer un document, d’ouvrir un document existant et de créer un nouveau dossier à partir de la boîte de dialogue Ouvrir, alors qu'on ne peut pas ouvrir un nouveau document. Référez-vous à la leçon 1 pour réviser les différentes fonctions de la boîte de dialogue Ouvrir.
2. La combinaison de touches alt-f4 ferme l'application Writer, la combinaison de touches ctrl-f12 ouvre la boîte de dialogue Insérer un tableau. La combinaison de touches ctrl-f6 n'a aucun effet sur votre document. Pour basculer d'un document ouvert à un autre par Writer, utilisez le raccourci clavier alt-tab. Référez-vous à la leçon 2 pour revoir la procédure.
3. Les raccourcis clavier ctrl-c et ctrl-v servent respectivement à copier et à coller du texte. Les raccourcis clavier ctrl-x et ctrl-z servent respectivement à couper et à annuler la dernière action. Les raccourcis clavier alt-x et alt-v ne sont associés à aucune commande de Writer. Pour couper du texte, vous utilisez ctrl-x et pour le coller, ctrl-v. Référez-vous à la leçon 3 pour réviser le mode d'emploi du déplacement du texte.
4. Version de est le titre de la boîte de dialogue par laquelle on confirme l'enregistrement d'une deuxième version d'un document. La commande Enregistrer permet d'enregistrer les modifications en cours de frappe. La commande Ouvrir permet d'ouvrir un document existant. La bonne réponse est la commande située dans le menu Fichier. Référez-vous à la leçon 5 pour revoir la procédure.
5. Le document n'est pas envoyé comme corps de texte du message électronique, ni au format PDF. Le dossier Envoi n'existe pas. En fait, il est envoyé comme pièce jointe. Référez-vous à la leçon 7 du présent module concernant l'envoi d'un document par courrier électronique.