Logiciel Pastèque/Les moyens de paiements/Paiement différé

Sur le même principe que le pré-paiement, l'encaissement peut être réalisé en différé, que ce soit directement dans Pastèque ou en dehors. Les dettes sont enregistrées sur le même solde que les pré-paiements, simplement avec un solde négatif au lieu d'un solde positif.

Dans tous les cas, le paiement est enregistré en dette et peut soit être encaissé via une recharge de pré-paiement (qui couvrira la dette), ou par un relevé de compte et un encaissement en dehors de Pastèque.

Préparation

Activer le mode de paiement par dette

Pour pouvoir réaliser un encaissement par dette, il faut tout d'abord s'assurer que ce mode de paiement est disponible.

Retrouvez les différents modes de paiement sur votre interface de gestion et assurez vous qu'un mode de paiement accumulant une dette est créé est actif. Assurez-vous également dans les permissions que ce mode de paiement peut être utilisé.

Autoriser la dette sur un compte client

Chaque compte client dispose d'un montant de dette maximal, par défaut à 0 (aucune dette possible). Définissez un montant raisonnable pour que ce compte client puisse contracter une dette.

Lors du paiement, si le solde excède le montant maximal, l'encaissement en dette ne sera pas autorisé.

Enregistrer des tickets avec un paiement différé

Tout est maintenant prêt pour réaliser des paiements en différé. Chaque ticket doit être encaissé de son montant total, le mode de paiement dette permettra d'enregistrer le (non) paiement comme une dette enregistrée sur le compte client.

Vous retrouverez donc ainsi la liste des tickets concernés et le solde du compte client sur votre interface de gestion.

Recouvrir la dette

Avant de réaliser des opérations sur le solde d'un compte client, pensez à recharger les données pour s'assurer que le solde est bien à jour.

Recouvrement de la dette dans Pastèque

Le paiement dans Pastèque est la méthode la plus simple pour le suivi du compte client.

Si le paiement effectif se produit en boutique, il pourra être enregistré comme une recharge pré-paiement (consultez la page dédiée au pré-paiement pour retrouver comment activer les recharges. Le solde client étant unique entre la dette et le pré-paiement, une recharge permettra de remettre le solde à 0.

Vous retrouverez ainsi dans l'historique du compte client les recouvrements des dettes et le solde sera mis à jour automatiquement. Tout reste cohérent uniquement avec les informations disponibles dans Pastèque.

Recouvrement de la dette en dehors de Pastèque

L'historique du compte client permet d'établir un relevé de situation pour demander le paiement des dettes, par exemple en fin de mois. Le recouvrement en dehors de Pastèque est très souple, mais demande un peu plus de rigueur pour conserver des comptes cohérents.

Les ventes ont déjà été comptabilisées dans Pastèque au moment où la dette a été contractée. Il ne s'agit donc pas d'une nouvelle facture a éditer, auquel cas votre chiffre d'affaire serait comptabilisé en double (une fois dans Pastèque et une autre fois en dehors), mais bien d'un relevé des tickets impayés pour en demander le paiement effectif.

Assurez-vous d'établir un justificatif de paiement pour garder une trace de cette opération, que ce soit une note de rapprochement d'un virement aux tickets, un reçu de paiement en espèces etc. Pour mettre à jour le solde du compte client dans Pastèque, vous devrez le modifier explicitement dans votre interface de gestion. Comme cette opération n'est pas justifiée directement dans l'historique client, vous aurez besoin du justificatif pour combler l'incohérence qui apparaîtra entre les sommes indiquées dans l'historique client et le solde du compte.

N'oubliez pas ensuite de recharger les données sur les caisses pour prendre en compte ces changements.