La gestion de projets associatifs/Organiser et planifier

Le projet va être mené par plusieurs personnes et nécessite des ressources internes à l'association ou bien externes (argent, matériel, services). Il faut donc répartir les tâches entre les participants et participantes, s'assurer que les ressources seront à disposition, et définir des délais pour que le projet soit prêt à temps.

La répartition des tâches

Un projet nécessite de mener plusieurs actions. Ces actions sont appelées couramment « tâches ». Il faut identifier les différentes tâches à mener puis les répartir dans le temps et entre les membres de l'équipe : qui doit faire quoi et à quel moment ? Nous nous intéressons ici à la répartition entre membres de l'équipe.

Un gros projet comporte de nombreuses tâches, et/ou des tâches complexes et/ou des tâches qui nécessitent beaucoup de temps de travail. Il faut donc répartir les tâches. Une tâche peut parfois être prise en charge par une seule personne, selon sa complexité et les délais d'exécution ; mais elle doit parfois être assurée par plusieurs personnes qui forment alors une équipe.

Dans le chapitre Définir les objectifs, nous avons vu comment découper le projet en fonctions de service par l'analyse fonctionnelle du besoin. Dans le chapitre Favoriser la créativité, nous avons vu comment transformer ces besoins en fonctions techniques et solutions constructives par l'analyse fonctionnelle technique. Cette arborescence « besoin → solutions techniques → solutions constructives » fournissent un découpage du projet en tâches.

Une tâche peut donc être :

• un besoin, une fonction de service : la personne ou l'équipe est chargée de veiller à ce que ce besoin, la fonction de service soit satisfaite ;
• une fonction technique : la personne ou l'équipe est chargée de veiller à ce que cette fonction technique soit assurée ;
• une solution constructive : la personne ou l'équipe est chargée de veiller à ce que cette solution constructive soit assurée.

On peut avoir une équipe qui travaille sur un besoin et qui forme des sous-équipes pour les fonctions de service. Chaque équipe (et sous-équipe) doit avoir un ou une responsable qui suit la progression du travail sur la tâche. Le ou la responsable peut elle-même travailler à la réalisation de la tâche, mais si la tâche est complexe, il se peut qu'elle n'assure que la gestion de la tâche.

Par exemple

Une association désire traduire un livre puis le publier ; cela constitue le projet. Les tâches identifiées sont :

• récupérer le fichier du texte dans la langue originale ;
• traduire le texte ;
• relire et corriger le texte ;
• assurer sa mise en page ;
• imprimer le livre ;
• diffuser le livre, c'est-à-dire le faire connaître auprès des détaillants (librairies) et des clients directs (publicité) ;
• distribuer le livre, c'est-à-dire assurer son stockage et son expédition vers les détaillants et les clients directs ;
• assurer le financement, en particulier l'impression, la diffusion et la distribution.

L'équipe projet comporte une sous-équipe de traduction car c'est le travail le plus volumineux.

Le chef ou la cheffe de projet ne participe pas elle-même à la traduction parce qu'elle a d'autres tâches à réaliser : trouver un ou une maquettiste pour la mise en page, trouver un imprimeur, assurer la diffusion-distribution (éventuellement en passant par une entreprise extérieure), gérer les contrats, voir le financement avec le trésorier ou la trésorière de l'association… Le ou la responsable de la sous-équipe de traduction doit répartir les chapitre entre les traducteurs et traductrices, assurer la cohérence de la traduction — typiquement en maintenant un glossaire des termes spécifiques —, suivre la progression des traductions, gérer les relectures croisées, assurer une relecture globale pour unifier le style…

Le cas échéant, si le projet passe par un financement participatif (crowdfunding), il faut avoir une personne ou une équipe chargée d'animer la souscription : gérer la souscription auprès de la plateforme (Lulu, Kickstarter, KissKissBankBank…), créer la page de souscription, définir la stratégie (objectif de financement, palier de financement, contreparties), alimenter la page de souscription en nouvelles durant la souscription, informer sur l'avancement du projet après la clôture, répondre aux questions des souscripteurs…

La répartition des tâches, la formation des équipes et le suivi de la progression des tâches nécessite des réunions plus ou moins formelles.

Les réunions

Le travail à plusieurs personnes nécessite de rassembler les différentes personnes, donc d'organiser des réunions. Les réunions sont un outil indispensable de la conduite de projet, mais peuvent aussi être un poison, la fameuse « réunionite » : des réunions interminables qui ne débouchent sur rien.

Le sujet a déjà été abordé précédemment :

Pour plus de détails voir : La gestion de projets associatifs/Favoriser la créativité#La conduite de réunion.

mais du fait de l'importance du sujet, nous resynthétisons ici les idées principales.

L'organisation des réunions

Pour organiser les réunions, il faut :

• avoir un objectif et partager l'ordre du jour ;
• inviter uniquement les participants et participantes pertinentes ;
• limiter la durée et le contenu ;
• trouver un lieu (physique ou plateforme de visioconférence) et un moment convenant à tout le monde ;
• diffuser la convocation à la réunion contenant, le lieu, le moment, la durée, l'objectif et l'ordre du jour.

La conduite des réunions

Durant la réunion, chacun et chacune doit :

• participer et partager son opinion en synergie, en s'exprimant de manière concise ;
• respecter les autres ;
• éviter les distractions.

L'organisateur ou l'organisatrice doit :

• faire une tour de table de présentation si nécessaire,
• nommer un ou une secrétaire de séance ;
• rappeler l'objectif et l'ordre du jour ;
• ouvrir les débats ;
• s'assurer que chacun peut s'exprimer librement, mener des tours de table avant de clore un sujet ;
• clore la réunion lorsque l'objectif est atteint ou que la durée est écoulée.

Le ou la secrétaire doit :

• prendre des notes.

Après la réunion :

• le ou la secrétaire doit rédiger un compte-rendu, un procès-verbal de la réunion résumant les débat et présentant les conclusions ;
• l'organisateur ou l'organisatrice doit diffuser le compte-rendu.

La réunion doit déboucher sur un plan d'action :

• pour une réunion de créativité, chacun et chacune doit avoir les idées claires sur ce qui va être réalisé ;
• pour une réunion d'organisation, il doit y avoir à la fin une liste de tâche à faire, avec une personne responsable de chaque tâche et un délai.

Réunions régulières et réunions exceptionnelles

Sur un projet de longue haleine, il est intéressant de prévoir des réunions régulières. Cela permet aux participants et participantes et régler leur emploi du temps. La fréquence est variable et dépend de l'organisation.

Pour une équipe restreinte (typiquement trois personnes) chargée d'une tâche précise, on peut prévoir une réunion hebdomadaire ou mensuelle. Elle permet de voir comment a avancé la tâche, de réfléchir en équipe aux problèmes rencontrés, de voir si l'on est dans les temps par rapport aux délais fixés ou bien si l'on est en retard. Le retard ne doit pas être vu comme une faute : dans le cadre du bénévolat, chacun et chacune fournit des efforts selon ses moyens durant son temps libre. Mais il est important de noter les retards afin de mettre à jour la planification du projet. Le fait d'avoir à s'exprimer régulièrement sur ce que l'on a fait est aussi un élément de motivation : on sent que l'on s'intéresse à notre travail, et c'est un rappel (« ah oui, après demain j'ai un point de prévu, faut que je m'occupe d ema tâche »).

Les membres du comité de pilotage contactent ensuite chaque responsable d'équipe pour faire le point de l'avancée de chaque tâche. Puis le comité de pilotage se réunit (donc avec la même fréquence) pour faire le point global du projet.

Pour la totalité des personnes impliquées, si le projet est grand et comporte plusieurs équipes, on peut prévoir une réunion mensuelle ou trimestrielles. Cette réunion permet de présenter à toutes et à tous l'avancée de chaque équipe, de partager les problèmes que l'on a rencontrés, de discuter de solutions à ces problèmes.

Il y a également des réunions exceptionnelles, en particulier :

• la réunion de lancement de projet, le « coup de pied d'engagement » (kickstart) ;
• des réunions en cas d'événement exceptionnels : gros problèmes rencontrés, présentation à l'occasion d'une avancée majeure ou de l'arrivée d'un nouveau partenaire important ;
• clôture du projet lorsque celui-ci est finalisé, ou bien si l'on doit l'annuler.

La planification des tâches

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