La gestion de projets associatifs/Définir les objectifs
Toute action associative, et donc tout projet, a des objectifs. Il est important de clarifier ces objectifs afin de prendre les bonnes décisions.
Qu'est-ce qu'un objectif ? modifier
Un objectif, c'est le but à atteindre, la finalité de l'action, ce pour quoi on agit. Un certain nombre d'objectifs possibles ont été énoncés dans le chapitre précédent Le projet associatif.
En gestion de projet, on dit souvent que l'objectif doit être « SMART » (mot signifiant « intelligent, malin » en anglais) :
- spécifique ;
- mesurable ;
- acceptable ;
- réaliste ;
- temporel.
Spécifique
Il doit être en lien direct avec le projet. Chaque objectif doit être formulé de manière simple, sans ambiguïté.
Mesurable
Il faut un moyen d'apprécier si l'objectif a été atteint.
Acceptable
L'objectif doit être accepté par l'équipe. Il doit même être motivant.
Réaliste
Il ne faut pas vouloir décrocher la Lune.
Temporel
L'objectif doit être limité dans le temps. Cela correspond à la durée prévue du projet.
Fixer des objectifs modifier
Le projet part d'un besoin. Le premier objectif est donc de satisfaire ce besoin. Pour autant, le besoin n'est pas toujours clairement exprimé ni identifié : on a souvent tendance à confondre ce que l'on veut voir réaliser avec le besoin.
- Identifier le besoin permet de faire les bons choix.
On s'apercevra peut-être l'idée initiale n'est pas la meilleure manière de réaliser le besoin, ou bien cela peut donner l'idée pour un autre projet.
Reprenons l'exemple de la ludomobile. Les objectifs principaux pourraient être :
- amener des jeux au plus près de la population ;
- faire des animations itinérantes.
Le fait d'exprimer ce besoin peut faire émerger d'autres idées, par exemple une caravane ou même simplement une remorque plutôt qu'une camionnette, simplement améliorer le système de rangement pour permettre d'utiliser au mieux un véhicule personnel, créer une charrette à bras, un chariot, un panier de colporteur ou un triporteur permettant de faire des animations itinérantes sur des sites de petite taille.
Vérifions que les objectifs sont « smart » :
| Indicateur | Objectif | |
|---|---|---|
| amener des jeux au plus près de la population |
faire des animations itinérantes | |
| Spécifique | ludo- = jeux, -mobile = amener | ludo- = animation, -mobile = itinérant |
| Mesurable | nombre de jeux transportables, distance que l'on peut couvrir, nombre de sorties effectuées par an | |
| Acceptable | Faire jouer le plus grand nombre est dans les statuts de l'association donc est partagé par tous. C'est un objectif ambitieux qui va motiver les adhérents. | |
| Réaliste | L'association a déjà réalisé de telles prestation mais avec les véhicules des bénévoles | Des membres valides peuvent assurer de telles prestations, similaires en outre aux animations statiques |
| Temporel | Projet à finaliser pour les six mois qui viennent | Projet à finaliser pour les deux ans à venir |
Nous remarquons ici que les objectifs ne concernent pas spécifiquement le véhicule automobile. Pour affiner les choses, ils nous faut analyser les fonctions que doit remplir ce véhicule c'est-à-dire faire l'analyse fonctionnelle du projet.
Analyse fonctionnelle du besoin modifier
La plupart du temps, un projet accouche d'un produit. Le mot « produit » est à prendre au sens large : ce que l'on réalise. Il s'agit soit d'un bien matériel — quelque chose que l'on fabrique —, soit d'un service — un bien immatériel (par exemple une représentation artistique), un avantage ou la satisfaction d'un besoin.
Ce produit répond à des besoins — ne serait-ce que la satisfaction personnelle d'avoir accompli quelque chose. Il remplit des fonctions.
Pour concevoir et réaliser un produit, il faut donc identifier lesdites fonctions : c'est le cadre de l'analyse fonctionnelle. D'une manière ou d'une autre, les objectifs du projet peuvent s'exprimer sous la forme : « remplir les fonctions identifiées ». Il y a donc un lien étroit entre les objectifs et les fonctions.
- Pour plus de détails voir : wikiversity:fr:Introduction à la science des matériaux/Choix d'un matériau#Analyse fonctionnelle.
Une des manière de conduire une analyse fonctionnelle est d'utiliser la méthode APTE[1].
La première étape de cette méthode consiste à identifier :
- le produit : ce que l'on veut concevoir ;
- le client : celui qui va utiliser le produit, bénéficier du service ;
- la matière d'œuvre : ce sur quoi va agir le produit, le service ;
- le besoin à satisfaire : le but du produit que l'on conçoit.
Graphiquement, on peut le représenter sous la forme d'une « bête à cornes ».
Dans l'exemple ci-dessus, nous avons donc :
- le produit : la ludomobile ;
- le client : les habitants d'un quartier, d'un village ;
- la matière d'œuvre : le jeu et le ou la ludothécaire ;
- le besoin à satisfaire : permettre aux habitants d'un quartier ou d'un village d'accéder aux jeux.
Il importe aussi de bien qualifier chaque élément :
- jeux : s'agit-il de jeux de société ou de jeux en bois géants ? Les deux ?
- ludothécaire : envisage-t-on une personne en situation de handicap ?
La deuxième étape consiste à déterminer tous les systèmes qui sont en interaction avec le produit ; le terme « système » désigne l'environnement physique mais aussi humain, réglementaire… On peut représenter ceci par des « bulles » entourant le produit.
On examine ensuite chaque lien possible entre le produit et les systèmes. Graphiquement, le lien est matérialisé par un trait, le diagramme des interacteurs prend alors le nom de « diagramme pieuvre ». Les fonctions principales agissent sur deux systèmes puisque dans l'étape précédente, les objectifs sont définis entre un « client » et une « matière d'œuvre ». Les arcs représentant les fonctions principales traversent donc le produit pour relier les deux interacteurs concernés.
Chaque lien est une fonction de service (FS) que doit remplir le produit. On distingue :
- la ou les fonctions principales (FP) : ce sont les raisons d'être du produit, celles qui lui permettent de remplir les objectifs ;
- les fonctions contrainte (FC) : ce sont les caractéristiques du produit qui sont imposée par son environnement.
Une fonction s'exprime sous la forme d'un groupe verbal à l'infinitif, si possible formulé de manière positive et active (donc on évite les phrases négatives et les phrases passives).
La ludomobile est donc en interaction avec :
- l'environnement humain (santé, interactions sociales) :
- les habitants du quartier,
- le ou la ludothécaire,
- le conducteur ou la conductrice ;
- les jeux ;
- le sol (la route, mais aussi là où elle doit s'implanter) ;
- la météorologie (en particulier le vent, la pluie, la grêle…) ;
- la réglementation (en particulier le code de la route et les arrêtés municipaux concernant le stationnement) ;
- l'environnement naturel (dans le sens écologique).
les fonctions qui en découlent sont :
- FS1 (FC) : être visible par les habitants ;
- FS2 (FC) : ne pas présenter de danger (en particulier pour des aménagements qui dépasseraient de la carrosserie et pour les manipulation, par exemple de portes) ;
- FS3 (FP) : permettre le chargement et le déchargement des jeux ;
- FS4 (FC) : pouvoir transporter le ou la ludothécaire ;
- FS5 (FC) : pouvoir abriter les jeux ;
- FS6 (FC) : permettre une conduite en toute sécurité (en particulier en cas d'aménagement : pas de gêne à la visibilité, pas d'objet risquant de voler, confort) ;
- FS7 (FC) : être adapté au sol (en particulier pelouse) ;
- FS8 (FC) : résister à la météo (en particulier les aménagements extérieurs) ;
- FS9 (FC) : être conforme à la réglementation ;
- FS10 (FC) : avoir un l'impact le plus faible possible sur l'environnement (bruit, émissions de CO2 et de polluants, consommation de ressources fossiles).
Cette liste de fonctions porte le nom de « cahier des charges fonctionnel » (CdCF).
Ayant déterminé les fonctions à remplir, l'équipe projet va chercher à savoir comment assurer ces fonctions. C'est la réponse à ces question qui forme le cœur du projet.
Et si le projet a plusieurs objectifs principaux ?
N'étant pas dans une logique industrielle, pourquoi s'astreindre à un seul objectif principal, pourquoi la bête n'aurait que deux cornes ?
De manière générale, il est compliqué de chasser plusieurs lièvres à la fois. Et pour communiquer — demander des subventions, faire la promotion dans les médias —, il faut avoir une ligne claire. À un moment, il faut donc hiérarchiser ; ce point sera abordé plus loin. Si l'on a plusieurs objectifs — ce qui est fréquent—, se poser la question de celui que l'on va garder, c'est commencer à étudier le problème, c'est donc une étape importante en soi.
Par exemple, l'association décide d'organiser un événement festif pour se financer. L'objectif principal semble donc être « faire des bénéfices », mais les objectifs « donner une image positive de l'association (communiquer) » et « intéresser le public » sont également important. Dès que l'on pose la question, un élément évident surgit : on ne peut donner une image positive et faire des bénéfices que si l'on attire du monde, donc l'objectif principal est : « intéresser le public ».
Cet objectif est encore trop vaste, il va demander à être précisé selon les buts de l'association et la vie sociale locale : s'agit-il d'attiser leur curiosité et de les sensibiliser à un sujet (atelier ludique…), cherche-t-on à fédérer les personnes autour d'une idée (forum, conférences…), cherche-t-on simplement à leur faire plaisir par un événement festif (concert, repas…) ou bien à rendre un service aux gens (vide-grenier, marché…) ? Et qui sera prêt à payer, et combien, pour cela ?
Le choix de l'objectif principal détermine beaucoup d'éléments du projet mais c'est aussi commencer à se poser les bonnes questions.
Ce qu'il faut retenir modifier
Les premières idées que l'on a sont des solutions, mais le problème n'est pas toujours bien cerné. En posant bien le problème, on s'assure que l'on cherche les bonnes solutions d'une part, et cela permet d'envisager d'autres manières de faire d'autre part.
En dehors des méthodes et de leur traduction graphique, il est important de :
- se fixer des objectifs réalistes, mesurables et susceptible de motiver les membres et salariés de l'association ;
- déterminer à qui le projet doit rendre service et quel est le service rendu ;
- faire le tour de tous les systèmes qui vont avoir un impact sur le projet, ou bien qui vont être affectés par le projet : les interacteurs, l'environnement du projet.
Outre le fait de structurer le projet et d'éviter d'oublier quelque chose, cette analyse préliminaire est une preuve de sérieux et peut être intégrée à un dossier de demande de subventions ou de parrainage (sponsoring).
Bibliographie modifier
- Jean-Louis Fanchon, Guide des sciences et technologies industrielles, Nathan/Afnor, (ISBN 978-2-09-161590-5 et 978-2-12-494183-4), p. 423-442
- C. Texido et al., Guide de construction mécanique, Delagrave, (ISBN 2-206-08224-1), p. 5-9
Notes et références modifier
- ↑ Marque déposée. C'est l'acronyme de « application aux techniques d'entreprise ».