La documentation/Notions de documentation et de document

LA DOCUMENTATION CDU:0 Plan du livre Introduction La documentation et l'enseignement Notions de documentation et de document Chaîne documentaire et fonctions des documentalistes Performances d'un système documentaire Langages documentaires à structure hiérarchique, classifications Langages documentaires à structure combinatoire, thésaurus Informatique documentaire Rédaction technique Durées de conservation Gestion d'un centre de documentation et d'information Essai : les catégories dans Wikibooks Bibliographie

Définitions

Le terme documentation, dont l'origine remonte aux environs de 1870, avait alors le sens de « recherche de documents pour faire une étude ou une thèse ». Vers 1930 il est devenu « exploitation méthodique de l'information ». Aujourd'hui on parle de la « fonction documentation » d'un organisme, fonction qui est destinée, selon M. Guillot (1973), « à l'établissement d'un réseau organisé de collecte et de diffusion de l'information venant renforcer et compléter les réseaux d'information propres à chacun des agents de l'organisme considéré ».

On appelle document tout objet qui peut apporter de la connaissance, enseigner, renseigner...

Pour que l'on puisse parler de document, il faut à la fois un contenu et un support : un discours, pas exemple, ne peut être cité comme document que si l'on dispose du texte écrit ou d'un enregistrement. En outre, un document ne peut jouer son rôle que grâce aux canaux de diffusion ou media.

Il convient d'ajouter immédiatement qu'une information n'est utile à son destinataire que si celui-ci possède les connaissances adéquates pour la déchiffrer, la comprendre ou même seulement la pressentir.

Types de documents

Les documents peuvent être de types très divers :

• documents visuels :

- textes imprimés de toutes sortes,

- graphiques, cartes, schémas, diagrammes, plans,

- travaux iconographiques, dessins avec ou sans texte, tableaux, photographies sur papier, diapositives, films fixes et muets...

• documents sonores :

- disques,

- bandes magnétiques...

• documents audio- visuels :

- films,

- bandes magnétiques,

- vidéodisques,

- mémoires informatiques,

- montages audio- visuels...

• objets :

- pièces de musée,

- échantillons industriels ou commerciaux...

Les supports autres que le papier sont de plus en plus utilisés.

Critères de classement

Les documents peuvent être classés en fonction de multiples critères, tels que :

• la nature de l'information :

- numérique,

- sonore,

- textuelle,

- iconique,

- graphique...

• le mode de diffusion des documents :

- interne,

- public,

- confidentiel,

- souterrain (littérature grise)...

Changement de support

Chaque type de support peut contenir des informations très diverses. Le papier peut supporter du texte, des images, un disque compact numérique ou une mémoire informatique peut contenir des textes, des images, des sons, etc. De même, une information peut changer de support sans changer de nature : un même texte peut être gravé dans la pierre, imprimé sur du papier, enregistré sous forme d'une image photographique ou scanné pour créer un fichier numérique. En réalisant une microcopie d'un document, on ne fait que créer, à partir de l'original, un document de substitution, de même qu'en scannant les pages d'un livre. L'usage de documents de substitution est la règle pour tous les documents précieux que l'on souhaite mettre à disposition du public tout en préservant l'original.