La documentation/Durées de conservation

La durée d'utilité administrative est la durée pendant laquelle les documents, données ou informations archivés doivent être conservés et gardés en état d'être consultés et utilisés, soit par ceux qui les ont produits, soit par des services d'archives.

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Elle est fonction des obligations juridiques qui incombent aux producteurs ou détenteurs des archives (en particulier les délais de prescription, extinctive ou acquisitive, fixés par la loi), mais aussi de leur besoin d'informations nécessaires à leurs activités. Elle s'exprime généralement en années et court soit à partir de la date des documents, soit à partir d'un événement particulier qui peut n'avoir aucun lien avec la création du document.

Certains services d'archives établissent, de concert avec les producteurs des documents, des calendriers de conservation ou tableaux de tri qui indiquent, dès la constitution des dossiers, quelle doit être leur DUA, ainsi que leur sort final une fois écoulée cette DUA.

Durées de conservation des documents d'une personne privée

En France

De façon générale, la durée recommandée de conservation des documents d'une personne privée est liée à la durée pendant laquelle une action en justice peut être engagée, par cette personne ou contre elle ; c’est la durée de prescription.

Papiers devant être conservés indéfiniment

• Actes d’état civil (copies intégrales et extraits) ;
• Jugements de divorce et d’adoption ;
• Acte de reconnaissance d’un enfant ;
• Contrat de mariage ;
• Actes de donation ;
• Livret de famille ;
• Diplômes universitaires ou professionnels ;
• Testaments et règlements de succession ;
• Documents liés à un accident du travail.

Papiers devant être conservés au moins 10 ans

• Devis, contrats, factures d’artisans ;
• Commande, contrat, réception, dommages et malfaçons, factures des entrepreneurs et architectes ;
• Charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbaux d’assemblée générale.

Papiers devant être conservés au moins 5 ans

• Factures EDF-GDF ;
• Bail et quittance de loyer en cas de location ;
• Justificatifs des paiements des pensions alimentaires ;
• Honoraires des avocats ;
• Documents relatifs à un compte bancaire : talons de chèques, relevés de compte, bordereaux de remise de chèques…).

Papiers devant être conservés au moins 4 ans

• Avis d’échéance et preuves de paiement des contrats d’assurances vie et décès ;
• Factures d’eau si distribuée par une personne publique ;
• Justificatifs de paiement des impôts.

Papiers devant être conservés au moins 3 ans

• Justificatifs des documents ayant servi au calcul des cotisations sociales (fiches de paie..) ;
• Déclarations de revenus, justificatifs des réductions et déductions d’impôts, avis d’imposition, justificatifs des règlements des impôts, avis de redevance audiovisuelle et justificatifs de paiement ;
• Justificatifs du versement des allocations chômage (Assedic).

Papiers devant être conservés au moins 2 ans

• Quittances d’assurances ;
• Factures d’eau si distribuée par une entreprise privée ;
• Décompte de remboursement prestations assurance maladie/ maternité ;

Papiers devant être conservés au moins 1 an

• Facture de téléphone (fixe et mobile) ;
• Factures de transporteur ;
• Certificat de ramonage ;
• Avis d’impôts locaux.

Durée de conservation fonction d'éléments spécifiques

• Titre de propriété : jusqu’à la revente du bien ;
• Décompte de versements d’indemnités journalières : au minimum jusqu’à liquidation des droits à la retraite ;
• Carnet de santé de l’enfant et dossier scolaire : au moins jusqu’à sa majorité ;
• Examens, médicaux, résultats d’analyse et radiographies : aussi longtemps que nécessaire ;
• Bulletins de salaire, relevé des points de retraite : jusqu’à liquidation de la retraite ;
• Contrats d’assurance habitation et automobile ;
• Bail : 5 ans après le départ.

En Suisse

Peu de lois suisses fixent des durées de conservation pour les documents.

L'article 958f du code des obligations donne des indications pour les documents comptables des entreprises privées.

Les lois cantonales sur les archives publiques et d'autres lois et ordonnances peuvent donner d'autres pistes pour définir des délais de conservation des documents en Suisse.

À garder cinq ans

• Quittances de loyer
• Contrat de bail
• Quittances des dépenses périodiques (versements pour les pensions alimentaires, travaux des artisans, honoraires des médecins, prestataires de soins, avocats, notaires et autres agents de droit, etc.)

À garder dix ans

• Relevés bancaires
• Documents fiscaux (déclarations d'impôt, TVA)
• Fiches de paie
• Contrats d'assurances (autres qu'assurance vie)
• Contrats de prêt, de leasing
• Factures importantes
• Pour les entreprises ou personnes indépendantes : documents comptables et correspondance

À garder à vie

• Livret de famille
• Contrat de mariage (et éventuellement jugement de divorce)
• Certificats de travail
• Titres de propriété et de pension (AVS, second pilier, etc.)
• Contrat d'assurance vie
• Donations et autres actes notariés
• Dossiers médicaux

Notes et références

• https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134