Différences entre les versions de « La documentation »

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Il n'y a pas grand chose à en dire si l'on reste comme ici au niveau des généralités, si ce n'est que les acquisitions dépendent étroitement, en quantité comme en qualité, des besoins spécifiques au système documentaire considéré. Elles sont donc d'une nature et d'un niveau extrêmement variables.
 
=== La fonction traitement ===
 
On désigne par « fonction traitement » l'ensemble des opérations de mise en forme, de mise en mémoire et de restitution des informations contenues dans les collections disponibles.
 
Le détail de ces opérations dépend bien sûr de la nature des entrées, mais encore plus de la phase suivante, c'est-à-dire des modalités de la recherche documentaire.
 
Le traitement documentaire comporte essentiellement deux aspects :
* la '''condensation''',
* l''''indexation'''.
 
==== Condensation ====
 
Le travail de condensation a pour but de résumer le document d'origine, ce qui exige préalablement une analyse approfondie aboutissant à la compréhension de la pensée de l'auteur, puis la rédaction d'un texte adapté aux besoins. Il existe différents types de résumés, classés ici dans l'ordre des longueurs croissantes.
 
* Le '''titre''' peut parfois suffire, s'il reflète vraiment l'essentiel du contenu,
 
* Le '''résumé signalétique''', qui comporte de 10 à 30 mots, est un travail hautement élaboré,
 
* Le '''résumé indicatif''', plus large, peut contenir de 50 à 200 mots,
 
* Le '''résumé informatif''', qui va de 100 à 300 mots, développe les thèmes, met en valeur les idées, l'argumentation et les conclusions de l'auteur,
 
* L''''extrait''' (en anglais, ''abstract'') comporte des éléments d'origine du texte de l'auteur et des raccords pour le bon enchaînement des idées,
 
Le '''condensé''' ou '''abrégé''' (en anglais, ''digest''), agencé par l'analyste à partir de l'original, représente de 10 à 50 % de ce dernier.
 
L'auteur est apparemment mieux placé qu'un analyste extérieur pour condenser son propre travail, surtout en raison de sa connaissance (en principe) du sujet traité. Pourtant, le résumé d'un analyste compètent se révèle très souvent meilleur que le résumé d'auteur par la méthode, l'exhaustivité, l'objectivité, la cohérence. Un résumé d'analyste, faut-il le préciser, est aussi bien plus coûteux qu'un résumé d'auteur.
 
On ne fait pas le même genre de résumé pour tous les documents, ni pour tous les types de « clientèle » ; par ailleurs, le but du résumé peut être la diffusion immédiate d'une information condensée ou la préparation du travail d'indexation qui permettra de mémoriser l'information à exploiter ultérieurement.
 
==== Indexation ====
 
Il est généralement impossible de faire coïncider l'analyse documentaire et la recherche documentaire sans avoir recours à un outil de travail fondamental que l'on appelle un '''langage documentaire'''.
 
Selon l'Association Française de Normalisation (AFNOR), l'indexation est « un procédé destiné à représenter par les éléments d'un langage documentaire ou naturel des données résultant de l'analyse du contenu d'un document ou d'une question ».
 
L'''United Nations International Scientific Information System'' (UNISIST), programme des Nations Unies destiné à faciliter la publication des données scientifiques au niveau mondial, donne une définition voisine : l'indexation est « l'opération qui consiste à décrire et à caractériser un document à l'aide de représentations des concepts contenus dans ce document, c'est-à-dire à transcrire ces concepts en langage documentaire, après les avoir extraits du document par une analyse. La transcription en langage documentaire se fait grâce à des utils d'indexation tels que thésaurus, classifications, etc. »
 
L'indexation se déroule normalement en trois étapes : prise de connaissance du contenu, choix des concepts à représenter, traduction de ces concepts en langage documentaire.
 
Les langages documentaires se répartissent en deux grandes catégories :
 
* Les '''classifications''' sont des langages à structure hiérarchique, elles constituent historiquement les premiers langages documentaires ayant été largement utilisés. Une classification, ou « plan de classement » établit a priori des subdivisions dans un ensemble de concepts traités de manière hiérarchique. La Classification de Dewey et la Classification Décimale Universelle (CDU), sont les plus connues, mais on peut aussi trouver des classifications spécialisées dans un domaine très restreint.
 
* Les '''thésaurus''' sont des langages analytiques, ou langages à structure combinatoire. En pratique, un thésaurus est un dictionnaire de termes normalisés ou '''descripteurs''', organisés en fonction des concepts qu'ils représentent et reliés entre eux par des relations sémantiques.
 
 
Quel que soit le langage documentaire utilisé, c'est de la qualité de 1'indexation que dépend le bon fonctionnement du système documentaire. Une mauvaise indexation engendre des quantités de bruit et de silence qui diminuent le confort et le rendement d'une recherche rétrospective.
 
 
Les concepts retenus pour l'indexation dépendent de multiples facteurs : objectifs du centre de documentation, besoins des utilisateurs, indexations précédentes, système documentaire, qualification du personnel...
 
L''''exhaustivité''' ou '''profondeur d'indexation''' dépend du nombre moyen de descripteurs utilisés pour les documents.
Elle augmente avec la richesse du langage documentaire et la connaissance de ce dernier par les analystes.
 
La '''spécificité''' de l'analyse est relative à la nécessité du choix entre des concepts généraux (traitements thermiques, produits chimiques, usinage, animaux, physique fondamentale...) ou plus spécialisés (durcissement superficiel par laser, pyralène, taillage des engrenages coniques, ''Pyronia tithonus'', neutrino solaire...).
 
Les mêmes concepts ne sont pas forcément adéquats pour une diffusion a priori de l'information et pour une recherche rétrospective.