Rédiger sa thèse/Sommaire

Une des principales fonctionnalités automatiques des outils de traitements de texte réside dans la possibilité qu'ils offrent de générer automatiquement une table des matières. En règle générale les outils permettent d'insérer une table des matières simples, à partir des principaux niveaux de titre. Nous verrons dans cette page comment générer cette table des matières et comment la configurer pour répondre au mieux à nos besoins.

Sous Word 2003

Insertion du sommaire

L'insertion d'une table des matières sous Word 2003 se trouve dans le menu Insertion > Référence > Tables et index puis en allant dans l'onglet Table des matières. Plusieurs options permettent de modifier l'allure qu'aura la table des matières (alignement des numéros de page, caractère séparateur ...). On trouve aussi des options permettant de modifier le comportement de la table des matières :

• Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page : conserver cette option sélectionnée permet d'avoir un sommaire cliquable (en maintenant la touche Ctrl et en cliquant sur un des titres du sommaire)
• Afficher les niveaux : permet de définir la profondeur que l'on souhaite afficher dans l'arborescence.

Pour définir précisément ce que l'on souhaite voir apparaître dans ce sommaire, voir la boité déroulante Définir de manière précise ce qui doit apparaître dans la table des matières dans le paragraphe ci-dessous.

Modification du sommaire

Une fois le sommaire inséré, on peut revenir à la modification des paramètres présentée dans la figure 1. Pour cela, il faut sélectionner l'intégralité du sommaire en le surlignant puis faire un clic droit et choisir l'option Modification du champ.

La fenêtre présentée dans la figure 3 devrait alors apparaître. Le bouton Table des matières devrait apparaître dans la zone entourée en rouge sur la figure ci-contre. Si le bouton ne contient pas ce libellé Table des matières (mais Formule par exemple), c'est que la table des matières n'a pas été sélectionnée dans son intégralité, recommencer l'opération.

Après avoir cliqué sur ce bouton Tables des matières, vous verrez apparaître à nouveau la fenêtre qui vous a servi à insérer le sommaire, vous pouvez alors modifier les options que vous souhaitez.

   Définir de manière précise ce qui doit apparaître dans la table des matières

Si l'on a utilisé les styles dans son document, il est possible de définir précisément ce que l'on souhaite voir apparaître dans sa table des matières. Pour cela, sur la fenêtre présentée à la figure 1, en choisissant le bouton Options en bas à droite, on va voir apparaître la fenêtre ci-contre.

Il est possible pour chacun des styles utilisés dans le document, de définir s'il doit apparaître dans la table des matières, si oui à quel niveau, et sinon il suffit simplement de vider la case en face du nom du style. Cette fonctionnalité permettra par exemple de ne pas faire apparaître certains niveaux de titre de la bibliographie dans le sommaire mais de choisir de les faire appraître dans une table des matières détaillée en fin de document.

Après avoir fait les modifications, Word vous demandera de valider le remplacement de la table des matières que vous veniez de sélectionner (cf. figure 4). Choisissez donc OK.

Mise à jour du sommaire

Une fois que le sommaire a été inséré dans le document, il est possible de le mettre à jour, en se positionnant dessus et :

• en appuyant sur la fouche F9 (non disponible sur mac)
• en faisant un clic droit et en choisissant Mettre à jour les champs (cf. figure 2)

Word propose alors de mettre à jour soit :

• les numéros de page uniquement : moins lourde, cette option ne mettra à jour que les numéros de page. Si vous avez ajouter des sections dans votre document elles ne seront pas prises en compte.
• toute la table : reprend tout le document pour générer une nouvelle table des matières.

Sous Libreoffice 3

Insertion du sommaire

Fig. 6 : Insertion d'une TDM sous libreoffice

Afin d'insérer le sommaire sous Libreoffice il convient de se placer à l'endroit souhaité et d'accéder à la fonctionnalité via le menu Insertion > Index et tables > Index et tables puis via le premier onglet, Index. Par défaut l'insertion de la table des matières va se faire à partir du plan du document (les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 ...). Il est possible de faire remonter dans la table des matières le texte écrit à l'aide de certains styles particuliers à l'aide du bouton situé en face du libellé Styles supplémentaires qui devient actif après que l'on ait activer la case à cocher située à gauche du texte.

Rendre le sommaire cliquable

Par défaut le sommaire dans Libreoffice n'est pas cliquable, il va falloir le modifier pour qu'il devienne cliquable dans le fichier libreoffice et dans d'éventuels PDF générés.

   Procédure détaillée pour rendre le sommaire cliquable

Options avancées des entrées sous Libreoffice

Si l'on souhaite rendre les titres cliquables sous Libreoffice il va falloir indiquer explicitement que le sommaire doit comporter des hyperliens. Pour cela il convient d'accéder à l'onglet Entrées de l'insertion d'index (on trouve cette écran au moment de la création d'un sommaire ou plus tard en faisant un clic droit sur le sommaire et en choisissant l'option Éditer l'index / la table. Sur l'onglet Entrées il est possible de définir pour chaque niveau de titre la manière dont on veut qu'il se présente dans le sommaire, à l'aide de quelques codes. Par défaut tous les niveaux sont présentés de la même manière :

E#   E   T   #

Chacun de ces codes indique à Libreoffice la forme sous laquelle les éléments du sommaire doivent être générés :

• E# : Numéro de chapitre
• E : Titre du chapitre
• T : Tabulation
• # : Numéro de page

Si l'on souhaite changer la forme, il faut se positionner dans une des cases vides puis choisir la zone que l'on souhaite ajouter, dans le cas qui nous intéresse un Hyperlien. Supposons que l'on souhaite faire le lien sur le numéro de page, pour cela on se place donc dans la case vide avant le numéro de page (#) puis on clique sur le bouton Hyperlien. Cela aura pour effet d'ajouter un DH (comme Début Hyperlien) entre T et #. Afin de terminer l'opération il faudra indiquer à Libreoffice où terminer son hyperlien. Pour cela on place le curseur après le numéro de page (#) et on clique à nouveau sur le bouton Hyperlien. Cela aura pour effet d'ajouter un FH (comme Fin Hyperlien) à la ligne.

Afin que les numéros de pages deviennent cliquables sur tous les niveaux du sommaires, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton Tout. Cela aura pour effet de reporter la modification effectuée sur le niveau 1 à tous les niveaux.