Manuel utilisateur Nextcloud

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À qui s'adresse ce livre ?

Ce livre s'adresse aux utilisateurs de Nextcloud (ou de Owncloud).

Qu'est-ce que Nextcloud ?

Nextcloud est un logiciel de cloud collaboratif, libre et open source. C'est un fork (version dérivée) de Owncloud qui est supporté par Nextcloud GmbH, une société allemande soutenue par une grande communauté d'utilisateurs. Il est utilisé par de nombreuses organisations de toutes tailles.

Un logiciel de cloud permet de placer ses données quelque part sur Internet de telle sorte qu'elles soient accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Un logiciel collaboratif ou groupware ou collecticiel est un logiciel qui facilite le travail collaboratif par le partage de documents, d'agendas, ou de contacts, par la gestion de groupes d'accès etc...

Pour mettre en place Nextcloud au sein de son organisation, il est recommandé de se faire accompagner par un prestataire spécialisé, même s'il est simple d'usage comme les tutoriels suivants vont le montrer. C'est bien souvent toute l'organisation du travail qui est profondément modifiée par la mise en place de ce type d'outil.

Nextcloud est gratuit, c'est à dire qu'il est exempt de licence d'utilisation. L’investissement se porte sur la location ou l'achat du serveur pour l'héberger, son administration, et sur l'accompagnement des utilisateurs.

Nextcloud est un logiciel libre, open source et s'appuie sur des standards ouverts. Cela offre plusieurs garanties :

Les données stockées restent votre propriété et vous pouvez décider des conditions de leur hébergement (pays, respect de l'environnement, politique sociale de l'hébergeur).
Le modèle économique est garanti si bien que vous ne serez jamais confronté à une obligation onéreuse de montée en version.
Il est interopérable ce qui permet de l'intégrer dans votre système d'information sans remettre en question les autres composants.

Présentation du logiciel

Nous allons voir dans ce premier tutoriel comment utiliser Nextcloud avec votre navigateur pour ajouter et partager des fichiers, qui sont les bases du travail collaboratif en cloud.

Accès depuis un navigateur

Pour accéder à son compte utilisateur Nextcloud, il faut saisir l’URL du serveur puis saisir son identifiant et son mot de passe dans la fenêtre suivante :

Écran de connexion Nextcloud

L'interface se présente alors sous cette forme :

Page d'accueil nextcloud annotée

Le menu principal de Nextcloud avec l'accès aux applications : fichiers, agenda, visioconférence, activités, contacts… Leur usage fera l'objet d'autres tutoriels. Ce menu peut apparaître selon la configuration replié en haut à gauche de l'écran, sous le logo. L'installation des applications de fait selon les besoins, elles ne sont pas systématiquement toutes présentes.
Le menu utilisateur, avec des notifications, l'accès aux réglages personnels, la zone de recherche de fichiers.
Le menu de l'application utilisée, ici « Fichiers », qui fournit des raccourcis de navigation dans les fichiers, l'accès à la corbeille et aux réglages de cette application.
La barre de navigation pour l'application « Fichier », chaque élément est cliquable et permet par exemple de revenir dans les dossiers précédents. Le bouton « + » permet d'ajouter des fichiers, soit par téléchargement, soit en demandant au serveur de le créer sur place.
La page de détail d'un fichier sélectionné, comprenant notamment les informations de partage.
La liste des fichiers du dossier sélectionné, avec les indications de partage, la taille du fichier et la date de sa dernière modification.

Gestion de fichiers

Ajouter un fichier

Pour ajouter un fichier dans votre cloud, il suffit de cliquer sur le bouton « + » du menu « Fichiers » :

Capture écran fonction télécharger un fichier.

La première option « Téléverser » invite à sélectionner un fichier ou un répertoire sur son ordinateur pour l'ajouter sur le serveur.

Les autres options permettent de créer un nouveau fichier ou répertoire directement sur le serveur (les types de fichier proposés dépendent des modules additionnels installés sur votre serveur).

Télécharger un fichier

Pour télécharger un fichier depuis le serveur vers son ordinateur, il y a plusieurs façons de faire :

Télécharger un seul fichier

Cliquer sur le menu « Détail » du fichier voulu, le bouton « ... » dans la liste des fichiers, puis sur « Télécharger »

Accès au téléchargement de fichier nextcloud

Télécharger plusieurs fichiers en une fois

Sélectionner les fichiers à télécharger dans la liste en cliquant sur leur icône, ce qui active une case à cocher, ou bien dans la case en haut de la liste pour tous les sélectionner, puis cliquer sur l'option « Télécharger » qui apparaît alors.

Téléchargement de plusieurs fichiers sous nextcloud

Synchronisation de fichiers

Il existe une autre méthode qui permet de synchroniser de manière automatique un répertoire de son ordinateur avec le serveur nextcloud. Cela se fait par l'installation du programme Nextcloud sync client pour votre ordinateur, disponible pour Windows, MacOS, Android, IOS, et Linux. Attention toutefois avec la synchronisation, il ne faut pas oublier qu'une copie exacte d'un dossier synchronisé est maintenue entre votre ordinateur et le serveur, si vous effacez un fichier de votre ordinateur il est automatiquement effacé sur le serveur lors de la synchronisation, de même tous les fichiers sur le serveur seront automatiquement copiés sur votre ordinateur. Ce n'est donc pas un outil de sauvegarde, comme on pourrait le penser.

cf. Les outils de synchronisation Nextcloud

Déplacement de dossiers ou de fichiers

Il existe plusieurs moyens de déplacer des fichiers ou des dossiers dans Nextcloud.

Déplacement d'un seul fichier/dossier

Il est possible de déplacer un fichier, ou un dossier, en utilisant le menu sur le menu « Détail » du fichier voulu, le bouton « ... » dans la liste des fichiers, puis en cliquant sur « Déplacer ». Une fenêtre s'ouvre alors pour demander où doit être déplacé le fichier ou le dossier en question.

Accès au téléchargement de fichier nextcloud

Déplacement d'un ou de plusieurs fichiers/dossiers

Il est également possible de déplacer plusieurs fichiers ou dossiers à la fois, pour ce faire, il faut sélectionner les items (case à cocher qui apparaît en passant sur l'icône des fichiers ou des dossiers concernés), et en maintenant le bouton de la souris les déplacer vers le dossier de son choix, soit un dossier apparaissant dans la liste à l'écran, soit un dossier listé dans le chemin en haut de page. Le dossier en question sera surligné en jaune, à ce moment il suffit de relâcher le bouton de la souris pour déplacer les fichiers en question, tout comme cela se fait sur un système classique.

Partager un fichier ou un répertoire

Que ce soit pour les fichiers et les répertoires, les agendas ou les contacts, Nextcloud permet toujours 2 modes de partage :

le partage avec un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs
le partage par lien public (lien internet)

Il est possible de partager un fichier suivant les 2 modes simultanément, avec des options d'accès différentes (lien public en lecture et groupe d’utilisateur en modification). Il existe par ailleurs une fonctionnalité très évoluée qui permet de connecter des serveurs entre eux et de partager par ce biais, son usage sera expliqué dans un autre tutoriel.

Partager avec un groupe ou un utilisateur

Capture écran partage utilisateur

Cliquer sur l'icône de partage du répertoire en haut, ou d'un fichier dans le menu fichier permet d'accéder aux détail du partage de l'objet sélectionné. Ici, l'utilisateur 2 partage son dossier « Documents »avec l'utilisateur 1. Il lui octroie les droits de modifier ce dossier et de le partager à son tour.

Nextcloud offre la possibilité de créer des groupes d'utilisateurs via son interface d'administration ce qui donne une grande souplesse et une grande facilité d'utilisation. Nextcloud se distingue de ses solutions « concurrentes » à ce niveau : soit elles sont complexes à utiliser, soit elles n'offrent pas la notion de groupe.

Dans ce cas, pour accéder au dossier ou au document, la personne devra se connecter sur votre serveur et donc disposer d'un compte utilisateur.

Partager par lien public (internet)

capture écran partage public

Dans la partie détail du fichier « Ma présentation », nous remarquons que celle-ci est partagée avec un groupe bien connu. Cliquer sur la case « Partager avec un lien public », le logiciel génère le lien de partage que l'on peut copier dans le presse-papier à l'aide du petit bouton à droite du lien. Il est possible de protéger le partage par un mot de passe et de spécifier une date d'expiration du partage.

Dans ce cas, le fichier est à la fois accessible à nos collaborateurs du groupe "The Beatles" et par lien public. Il est modifiable en l’occurrence par tous les membres du groupe et en lecture seule pour un visiteur à qui nous aurons transmis le lien.