Logiciel Pastèque/Desktop/Controle et correction de ticket

Au moment de clôturer la caisse, il arrive que le montant en espèces ne soit pas cohérent et c'est souvent la première étape pour un contrôle un peu plus poussé des ventes. Il arrive aussi parfois de se tromper sur le mode d'encaissement. Ce n'est pas sensé arriver, mais l'erreur est humaine.

Pastèque ne permet pas de modifier un ticket directement, chaque ticket étant enregistré définitivement dès l'encaissement. La correction consiste à créer des tickets de correction.

Trouver les erreurs

Contrôle des encaissements

Lors de la clôture de la caisse, le contrôle des espèces permet souvent de détecter une erreur d'encaissement. En effet l'erreur de caisse correspond généralement au montant d'un ticket qui aurait été encaissé avec un mauvais mode de paiement. S'il y en a plusieurs, l'opération est la même mais deviens bien plus exhaustive.

Le contrôle des encaissements CB peut se faire avec le lecteur de carte bleue. Consultez le manuel de l'appareil pour imprimer le récapitulatif de la session, qui indique le montant total encaissé (attention le montant encaissé sans contact est séparé). Si le montant de l'erreur CB est le même que celui des espèces, bingo. Il ne reste plus qu'à trouver le ticket du même montant qui ne correspond pas.

Il arrive parfois (et c'est bien plus gênant) d'oublier d'enregistrer un ticket, ce qui est assimilé à un encaissement au noir. Dans ce cas une petite enquête permet parfois de retrouver quel ticket a été oublié et de l'enregistrer presque normalement (l'heure ne correspondant pas). Sinon l'erreur se reportera en comptabilité et pourra éventuellement donner lieu à une régularisation.

Contrôle du mode de paiement des tickets

Chaque ticket encaissé en CB donne lieu à l'impression de deux tickets d'encaissement : le ticket client et le ticket commerçant (que vous devez conserver). Ce ticket indique la date d'encaissement et le montant. Pour simplifier la recherche il est préférable de conserver les tickets CB dans l'ordre, par exemple dans un compartiment du tiroir caisse ou sur un pic à tickets pour éviter qu'ils ne se mélangent.

L'écran de contrôle des ventes permet de lister les tickets de la session en cours, ou de retrouver d'autres tickets avec les champs de recherche. Cet écran indique également pour chaque ticket l'heure d'encaissement, son mode de paiement et le montant total.

Vous pouvez ainsi rapprocher chaque ticket CB avec un ticket Pastèque. Pour aller plus vite lorsque l'erreur ne porte que sur un ticket, vous pouvez éventuellement ne contrôler que les tickets CB du montant de l'erreur.

Correction dans Pastèque

La correction d'un ticket consiste à créer deux nouveaux tickets : le premier pour annuler le ticket erroné, le second pour le recréer correctement.

Ces opérations ne sont pas normales, mais l'erreur est humaine. Idéalement l'erreur est découverte immédiatement et les tickets de correction suivent le ticket erroné. Autrement l'erreur est généralement découverte en fin de session. Dans tous les cas les tickets d'annulation et de correction devraient se suivre pour simplifier le suivi.

En cours de session

Annuler le ticket erroné consiste à créer un nouveau ticket avec le même contenu en quantités négatives. Le détail du ticket peut être retrouvé sur l'écran de contrôle des ventes en sélectionnant le dit ticket.

Il y a deux méthodes pour enregistrer des quantités négatives :

• Avec le pavé numérique : tapez -X (avec X la quantité désirée) puis cliquez sur le bouton du produit.
• Avec le bouton d'édition de ligne : cliquez sur le bouton du produit pour l'ajouter à la commande puis éditez la ligne avec le bouton édition pour ouvrir la fenêtre d'édition et changer la quantité de la ligne.

Une fois la commande remplie, encaissez là avec le mode de paiement erroné afin de l'annuler.

Puis recréez ce même ticket avec les quantités positives et en l'encaissant avec le bon mode de paiement.

Toutes ces opérations sont visibles et les quantités de ventes sont ajustées. Tout abus pourra donc être détecté lors d'un contrôle, soit directement ou par exemple avec le rapprochement des achats et des ventes.

Plus tard

Effectuer le contrôle en fin de session n'est pas toujours possible, par exemple en raison des heures légales de fermeture. Dans ce cas clôturez la caisse avec le montant d'erreur sans correction afin de pouvoir les corriger plus tard.

Vous pouvez ensuite effectuer ce contrôle via la liste des tickets de l'interface de gestion et corriger l'erreur par exemple dans une session de caisse dédiée. Cette session présentera alors les mêmes erreurs dans l'autre sens pour compenser la précédente et ne contiendra que les tickets de correction.

Correction hors Pastèque

L'objectif de la correction est de pouvoir justifier l'erreur du fond de caisse et l'incohérence entre le ticket Z et par exemple l'encaissement CB sur le compte bancaire. Il n'est pas toujours possible de les retrouver.

Ces erreurs se reporteront en comptabilité lors du rapprochement des écritures. Elles peuvent donner lieu à des écritures de correction dûment justifiées. Ce peut par contre être très fastidieux et ne peut concerner que de petits montants, pour de petites erreurs exceptionnelles par exemple (vous n'êtes pas sensé faire d'erreur à la base). Rapprochez-vous de votre comptable pour connaître les modalités de la régularisation.

Astuces pour éviter les erreurs

L'idéal est de ne jamais faire d'erreur. L'enregistrement d'un ticket étant obligatoire, autant éviter de créer des situations propices aux erreurs, comme effectuer plusieurs petits encaissements rapidement avant d'enregistrer les tickets et d'en oublier.

Si les erreurs sont fréquentes, il convient de vous poser des questions sur vos méthodes d'encaissement et en trouver l'origine. Cette section présente quelques pistes pour réduire les erreurs (l'idéal) ou faciliter la correction (ce qui est mieux que rien). Elle est loin d'être exhaustive et chaque astuce peut être pertinente ou non en fonction de vos usages.

Forcer à sélectionner un mode de paiement

Si les erreurs de mode de paiement sont fréquentes, l'option pour forcer à choisir un mode de paiement peut être activée dans la configuration de Pastèque Desktop.

Lorsque cette option est cochée, aucun mode de paiement n'est sélectionné par défaut, il n'est donc plus possible de faire un encaissement trop rapide en oubliant de changer le mode de paiement.

Imprimer tous les tickets

Une solution pas très écologique, pour avoir une trace matérielle à chaque vente et s'assurer que l'enregistrement de la vente est bien effectué jusqu'au bout.

L'impression peut être effectuée en double pour avoir un ticket commerçant.

Conserver d'autres traces de ventes

Sur des volumes assez faibles lorsque les ventes peuvent comporter des éléments détachables (comme des capsules, étiquettes de prix, sachets etc) les conserver le temps de la session permet de contrôler plus finement les ventes à la clôture de session.

Contrôler les espèces régulièrement

Il est tout à fait possible de simuler la clôture de caisse en cours de session pendant un moment de creux ou en cas de doute. L'erreur peut être retrouvée plus rapidement et la correction peut en être plus simple. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton Clôturer la caisse mais annuler lors du contrôle du fond de caisse pour revenir en arrière.

Ce contrôle est particulièrement pertinent lors d'un changement d'équipe en cours de session. La personne qui termine son service contrôle le fond de caisse avant de partir pour s'assurer de ne pas propager d'erreurs depuis sa période et laisser la relève dans le flou au moment de la clôture effective.