Ict@innovation: Free your IT Business in Africa/4-5

Les Propositions et les Contrats

Durée 1heure Démarche pédagogique Pour des raisons pédagogiques, il est recommandé aux formateurs d’utiliser principalement une approche participative (avec discussions et travaux de groupes) en plus des présentations et des exercices.

Introduction

Les termes et les conditions des appels d’offres pour les services TIC peuvent constituer un sérieux obstacle pour les entreprises basées sur les logiciels libres et open source. La plupart des documents des appels d’offres TIC sont préparés par le service de vente des logiciels, qui ne fournissent que des solutions logicielles commerciales dans les documents de soumission. Les services d’approvisionnement de grandes entreprises et de l’Etat ne disposent pas d’expertise en interne ou d’accès aux spécifications alternatives ce qui se traduit par un grand entassement de documents d’appel d’offres. Les dossiers d’appels d’offres doivent être examinés à la loupe pour éviter que les solutions FOSS ne soient écartées… . Les entreprises et les gestionnaires doivent être vigilants et développer une compréhension des processus et procédures (lois, directives, obligations, conformité) qui régissent les affaires dans leurs pays respectifs. Ainsi, il y a un besoin urgent pour les PME orientées vers les logiciels libres et open source d’avoir les connaissances nécessaires pour les aider à comprendre les propositions de contrat, quels sont les éléments, clauses ou termes de référence inscrits dans la plupart des soumissions qui peuvent empêcher les PME basées sur les logiciels libres et open source de bien réussir leur soumission pour des contrats. De plus, comme la plupart des propositions d’offre ne visent pas les sociétés qui offrent des produits et services de logiciels libres et open source, ce module s’appuie sur les connaissances et compétences dans les modules précédents (Modules 1 et 2, en particulier) pour aider les PME basées sur les logiciels libres et open source à aller de l’avant et négocier avec les entrepreneurs afin de considérer l’intégration de clauses et termes dans des offres qui ne sont pas discriminatoires à l’égard des produits et services de logiciels libres et open source.

L’externalisation provenant des pays à forte intensité en technologie de l’information offre des opportunités aux pays à plus bas coût de soumissionner sur les contrats. Dans certains cas, des politiques d’achat privilégiées provenant de l’UE et d’ailleurs fournissent des fenêtres d’opportunités aux pays en développement pour soumissionner sur les contrats TIC afin d’aider ces pays à diversifier leur base économique avec un meilleur niveau technologique5. Il existe un large fossé entre les services TIC du monde industrialisé et ceux du monde en développement.

Un effort concerté doit être déployé pour positionner les entreprises locales basées sur les logiciels libres et open source afin qu’elles puissent être en compétition avec d’autres sociétés à la fois dans leurs pays respectifs et avec des sociétés à l’étranger pour des appels d’offres.

Le défi demeure pour de très petites sociétés d’avoir la crédibilité en gestion, en capitaux suffisants, en fourniture de garantie de soumission et d’avoir la capacité de préparer les soumissions, et la capacité de lobby pour obtenir des contrats.

Connaissances sur la Rédaction des Propositions

Essentiellement, une proposition d’affaires est un document écrit, pour un client potentiel, qui souhaite obtenir des services. Selon Wikipedia, des propositions peuvent prendre trois formats, à savoir :

• Des propositions formellement demandées – ce sont des réponses écrites à des exigences publiées
• Des propositions demandées de manière informelle – ce sont des interactions entre un client et un prestataire de service
• Des propositions non sollicitées – elles sont comme des brochures de marketing

Aux fins du présent paragraphe, nous allons examiner de manière informelle les propositions demandées en ce qui concerne l’offre de formation en logiciels libres et open source. Vous, le prestataire de services éventuel devriez vous poser autant de questions que possible, afin de vous assurer que votre proposition réponde aux exigences. Quelques indications à garder à l’esprit lors de l’élaboration d’une proposition:

• Étudiez le marché pour des services similaires soit par la visite de sites Web de concurrents et/ou en leur demandant de vous fournir des informations/devis.
• Demandez autour de vous et sollicitez des informations auprès des amis et des collègues qui auraient pu effectuer un travail similaire.
• Posez autant de questions que possible au client éventuel comme indiqué en haut; dressez une liste de questions – réponses.
• Faites circuler un projet de la proposition parmi les collègues ou même les amis en vue de recueillir des commentaires

Ce qui suit pourrait constituer quelques-unes des rubriques pour une proposition de formation.

Préambule

Le préambule indique qui sont les parties. Chaque partie peut être décrite dans une ou deux phrases.

Vos Capacités

Indiquez dans cette section ce que vous êtes capable de faire. Indiquez si vous avez fait un travail similaire auparavant et parler de votre expérience en détail. Cela pourrait également être une occasion de fournir quelques témoignages ou d’indiquer les clients avec qui vous avez collaboré.

Les Objectifs de la Formation

Les objectifs de la formation seront formulés sur la base des informations fournies par le client; la raison pour laquelle il souhaite faire la formation. Ceci va assurer qu’il y ait un accord sur ce qui devrait être réalisé.

Le Contenu de la Formation en Ligne

Fournir en détail le contenu du cours. Vous pourriez également indiquer si oui ou non il y a des conditions préalables pour ces cours.

Le Calendrier de la Formation

Précisez ce qui sera abordé, ou se trouvent des pauses dans la formation, le démarrage et le temps de finition.

Certification/Accréditation

Indiquer si le cours est accrédité et quel type de diplôme les participants vont recevoir. Cela pourrait également être l’occasion de savoir:

• S’il y aura des évaluations et si, oui, sont-elles internes ou externes
• Si oui ou non les participants seraient en mesure de se présenter aux examens internationaux

Coût de Formation

Le coût de formation prendra en considération les éléments suivants:

• Le coût pour l’utilisation d’un lieu de formation.
• Les aller et retour du lieu de formation.
• La production du matériel didactique, s’il doit être développé, alors le coût sera naturellement plus élevé.
• Le découpage et l’étiquetage des CD.
• Préparation de la formation.
• Appui et contrôle.
• Rafraîchissements.
• Tout frais d’examen.
• Vous faudra-t-il louer un équipement?
• Hébergement si la formation se déroule hors de la ville.
• Inclusion de la Taxe à Valeur Ajoutée (TVA dans le cas de l’Afrique du Sud ??) ( of SA)

Indiquer également si on devrait avoir un nombre minimum ou maximum de participants.

Paiements

Doter le client potentiel d’un calendrier de paiements. Généralement, l’idée est de demander 50% du coût total de la formation à l’avance; 25% à mi-chemin de la formation et 25% lorsque vous remettez le rapport. Ajouter également la période de validité de la proposition de formation. Inclure de façon pertinente le délai de notification dont vous avez besoin avant le démarrage de la formation.

Responsabilités

Indiquez des responsabilités quelconques entre le client et vous.

Celles-ci pourraient inclure des éléments tels que – le client sera responsable de:

• Recruter des participants et s’assurer qu’ils répondent aux exigences.
• Organiser l’hébergement pour les participants.
• Organiser le transport pour les participants.

Vos responsabilités pourraient inclure des tâches telles que : 

• Faciliter les sessions d’une manière professionnelle.
• Produire un rapport intérimaire après une session de formation.

Annexe

Ici, vous pourriez fournir le profil de votre société.

Profil d’Entreprise

Un profil d’une société présente une description concise d’une entreprise, sa mission, ses objectifs et ses buts, et un point culminant de ses réalisations à ce jour. Le profil de la société identifie les meilleures qualités de votre entreprise. À titre d’exemple, la qualité de vos produits et, ou services et quelques caractéristiques uniques. Il doit être rédigé d’une manière qui donne au lecteur une idée de la personnalité de la société. Pour une entreprise basée sur les logiciels libres et open source, il devra mettre l’accent sur la valeur spécifique à la clientèle et se distinguer des produits commerciaux. Comme de nombreuses sociétés orientées vers les logiciels libres et open source en Afrique peuvent être relativement nouvelles comparées à leurs homologues de produits commerciaux, le profil peut être renforcé en utilisant le plan d’affaires ou le plan stratégique. En d’autres termes, là où l’histoire de la performance passée est courte, une déclaration d’intention serait utilisée à la place.

Un profil professionnel accrocheur et raffiné offrira au lecteur une compréhension approfondie de la vision et la mission de votre société, les produits et les services que vous offrez, votre USP (Unique Selling Proposition), votre crédibilité et votre histoire.

Un profil échantillon d’une société en ligne Sabinet Online Ltd basée en Afrique du Sud

( http://www.sabinet.co.za)

Profil de Société : Sabinet Online Ltd Avec de bons antécédents de 25 ans, Sabinet Online Ltd opérant au nom de Sabinet a été le premier et est devenue un leader indiscutable en matière de facilitation d’accès de haut-niveau aux informations électroniques dignes de confiance. Nos clients sont des organisations publiques et privés, de même que des institutions académiques en Afrique du Sud, aux USA et dans le reste de l’Afrique. Nos offres son caractérisées par des partenariats au niveau mondial et les meilleures pratiques en information qui couvrent les mondes physiques et électroniques. Pour répondre aux besoins uniques en information de notre base de clientèle diversifiée dans ce marché en pleine croissance, nous combinons des éléments spécifiques de notre vaste portefeuille de produits pour créer une solution totale, aidant ainsi les recherches et la prise de décision, et aidant les organisations à améliorer leurs services, diminuer les coûts et augmenter la productivité. L’objectif pour Sabinet Accès à l’Information par l’obtention du texte intégral du meilleur contenu ou du contenu local le plus fréquemment demandé. Accès à des résumés en ligne, au texte intégral des documents, soutenus par l’achat d’un document électronique et un service d’alerte. Support aux bibliothèques par le biais d’acquisitions de documents, le catalogage, le prêt entre bibliothèques, et la numérisation de documents. Gestion de système d’information avec consultation spécialisée, assistance, publication électronique Les alliances internationales Sabinet est bien placé dans le marché mondial des informations en ligne et entretient de bonnes relations avec un certain nombre de partenaires. La société détient également un certain nombre de concessions qu’elle gère pour le bénéfice de ses utilisateurs y compris: Un certain nombre de produits provenant d’Online Computer Library Center, Inc (OCLC) une coopérative mondiale de bibliothèques pour l’emplacement, l’acquisition, le catalogage, le prêt et la conservation de documents de bibliothèque ; IngentaConnect une société réputée pour ses services d’édition et la collecte de matériels de recherches savants ; Nielsen BookData un fournisseur de données bibliographiques; et Logiciel de transmission Ariel d’Infotrieve

Le logiciel libre est encore un concept et un modèle nouveau dans beaucoup d’endroits. Il est donc important que le profil d’entreprise d’une société basée sur les logiciels libres et open source soit à l’abri de terminologie technique ou obscure. Une terminologie spécialisée ou jargon entrave la communication. Le profil de la société cherche à diffuser des informations visant à attirer les clients potentiels et défenseurs de logiciels libres et open source. Éviter le jargon est vital pour la facilitation de la compréhension et la rétention de l’intérêt du lecteur. Les faits saillants du profil doivent refléter les valeurs de l’entreprise. Par exemple, l’inclusion de commentaires d’un client démontre l’engagement au service client et à la valeur. Par contre, mentionnant les employés qui ont fait des contributions spéciales ou obtenu des résultats remarquables montre votre engagement à la satisfaction et à la motivation du personnel ainsi que le dévouement à la satisfaction du client.

Pour quoi faire le profil d’entreprise?

Vu son importance, de nombreuses sociétés ont déployé beaucoup d’effort pour établir un bon profil. Mais pourquoi consacrer beaucoup de temps et d’effort dans la rédaction d’un profil d’entreprise? L’idée de base dans la création d’un profil d’entreprise est de présenter la société de manière brève et concise à un groupe de clients cibles ou groupe de parties prenantes. Des groupes de parties prenantes comprennent les investisseurs potentiels, les clients, et de nouveaux employés. L’objectif peut être de rendre l’entreprise attrayante pour les investisseurs potentiels, pour la commercialisation des produits et services de la société en mettant en valeur sa performance passée et les antécédents ou les nouveaux employés pour favoriser la croissance et l’extension de la société. Le profil de l’entreprise que vous rédigez et que vous envoyez aux parties intéressées, leur fournit une vue d’ensemble des informations pertinentes quant à leur intérêt dans votre société. Elle crée des attentes et donne un aperçu concernant la manière dont ces attentes seront réalisées par l’entreprise.

Que devriez-vous mettre dans un profil d’entreprise?

Il y a quelques éléments de base de contenu que chaque profil d’entreprise doit avoir (Voir HowToDoThings dans la section de référence). Alors que pouvez faire des profils spécifiques visant un groupe spécifique de personnes, disons les investisseurs par exemple, les informations contenues dans un tel profil peuvent ne pas être pertinentes pour d’autres segments ou groupes tels que les clients ou les employés. Une meilleure alternative est d’élaborer un profil général d’entreprise qui comprend des sections mettant en exergue des informations pertinentes spécifiques à un certain segment, mais également donnant une vue d’ensemble de la culture et les principes de la société. Un tel profil d’entreprise devrait inclure l’introduction, un bref historique présentant les origines de la société, des données pertinentes sur la société en termes de recettes, de revenus, de structure, d’infrastructure et de ressources. Il devrait également inclure les produits, l’expérience professionnelle, la capacité, les plans d’avenir tant à court qu’à long terme, les témoignages des clients, des employés et des investisseurs principaux sans oublier une déclaration de mission ou ‘une philosophie directrice’ pour l’entreprise.

La présentation et la longueur d’un profil d’entreprise

Comme indicateur à propos des perspectives saines et l’avenir de votre société, un profil doit être professionnellement créé. Un bon profil doit être construit sur une mise en page professionnelle, ne doit pas contenir d’erreurs et s’il est conçu comme un dépliant, il est préférable de le faire professionnellement en utilisant du papier de qualité, l’impression et la structuration. Comme une page sur le site Web, il doit être attrayant, attirant immédiatement l’attention du lecteur, parsemé d’images pertinentes et de sous titres. La longueur dépendra des informations que vous souhaitez fournir, mais une bonne règle de base recommande une longueur d’environ 10-15 pages. Un profil plus long pourrait ennuyer le lecteur et devenir un gaspillage d’efforts. Un profil plus court pourrait indiquer une position de faiblesse et amener le lecteur à remettre en question le potentiel de l’entreprise.

Quand se servir du profil de la société?

La réponse à cette question c’est : à tout moment. Ne faites pas un profil d’entreprise uniquement parce que vous voulez courtiser des investisseurs potentiels ou des clients. Plutôt, si vous faites des affaires depuis quelques années, préparez le profil d’entreprise et continuez à le mettre à jour au moins une fois par an. N’oubliez pas d’ajouter les réalisations et les perspectives de croissance au fur et à mesure qu’ils se produisent.

L’élaboration d’un profil d’entreprise est aussi simple et facile pour toute personne qui fait des affaires depuis un certain temps. S’il s’agit d’une nouvelle entreprise, vous auriez dû établir un plan d’affaires, (comme indiqué dans le module 4.1.3) pour commencer. Un profil d’entreprise n’est que l’extension de ce plan d’affaires, l’unique différence étant que vous présentez des faits réels de réalisations plutôt que des projections pour la réussite comme vous le feriez dans un plan d’affaires.

Un profil d’entreprise peut être une brochure bien faite et colorée fournissant des informations ou il peut être une page Web sur le site Web de la société, habituellement mentionné dans les sections intitulées « contactez-nous » ou « Qui nous sommes », etc.

Utilisez les directives ci-dessous pour préparer le profil de votre société et savoir comment l’utiliser pour promouvoir votre entreprise.

Que devez-vous inclure dans votre profil professionnel?

Ce que vous devez inclure dans votre profil professionnel est exactement ce que vous devez accomplir dans votre entreprise. Les indications suivantes sont utiles à cet égard:

• Il doit raconter l’histoire de votre organisation d’une manière qui engage effectivement votre public.
• Il doit être conçu de façon créative. Il doit également être bien écrit et professionnellement poli.
• Il doit se focaliser sur le cœur et l’âme de votre société. Votre profil professionnel doit dire à vos lecteurs tout ce que représente votre entreprise.
• Il doit raconter l’histoire de la vision et de la mission de votre entreprise. Quels sont vos rêves pour votre société? Quel est l’objectif de votre entreprise?
• Il doit être au sujet de la manière dont votre société a démarré, son évolution et ce qu’elle est aujourd’hui. Pourquoi avez-vous créé votre entreprise? Comment a-t-elle commencé?
• Il doit inclure le personnel clé. Si vous êtes l’unique acteur de votre entreprise, inclure quelques petits détails sur les autres. Qui sont vos directeurs ou d’autres acteurs clés ? Quel rôle jouent-ils ?
• Il doit inclure les descriptions des produits et services. Quels types de produits et services proposez-vous et comment aident-ils vos visiteurs à résoudre leurs problèmes ?
• Il doit inclure votre culture d’entreprise.
• Il doit être honnête. Vous devez être honnête afin d’établir la crédibilité.
• Il doit attirer l’attention.

Les Conseils pour la Rédaction Professionnelle du Profil

1. Avant de commencer à écrire votre profil, écrivez un bref aperçu indiquant vos qualifications personnelles et vos réalisations professionnelles. Soyez précis et spécifique à l’égard de ce processus. Inclure tout ce qui met en valeur le professionnalisme de votre entreprise et votre personnel. Il est utile parfois d’utiliser le brainstorming ou les logiciels de cartographie conceptuelle pour organiser vos pensées. FreeMind est un bon outil à utiliser pour cette tâche et il peut être téléchargé au site: http://sourceforge.net/projects/freemind/. Dans son œuvre, “Writing Your Professional Profile - 7 Tips to Creating a Polished Professional Profile”, Anita Aspen à énuméré ces conseils sur la rédaction d’un bon profil, qu’on peut utiliser tant dans la perspective d’une entreprise ou d’une activité individuelle:
2. Utilisez des mots descriptifs forts. Vous voulez que le profil final soit court mais puissant. Vous cherchez à attirer l’attention du lecteur, donc qu’il soit puissant et définitif.
3. Lors de la rédaction de votre profil, vous souhaiteriez inclure une mention brève du type de clients avec qui vous travaillez, étant donné que beaucoup de clients voudraient savoir qui sont les autres clients avec qui ils pourront avoir des relations d’affaires comme vous.
4. Inclure tout prix ou reconnaissance que vous avez /ou votre entreprise a reçu. Des antécédents comme ceux-ci signifient aux autres la haute qualité de votre travail. Vous souhaiteriez également inclure les associations dont vous êtes membre car ces liens peuvent contribuer de manière significative à l’établissement de votre crédibilité.
5. Écrire un profil d’entreprise est similaire à la rédaction d’un profil personnel vu que vous devez vous assurer que les faits sont communiqués aux lecteurs. Si vous détenez une certification dans un domaine particulier, ne présumez pas que le lecteur saura ce que représente l’acronyme. Écrivez l’acronyme dans l’intégralité pour aider le lecteur à comprendre vos domaines de spécialisation. Le but de la rédaction d’un profil professionnel est de gagner plus de contacts et de clients. Par conséquent, soyez clair et précis.
6. Il est préférable d’écrire un profil d’entreprise dans vos propres mots, venant de votre cœur. Vous connaissez votre entreprise mieux que quiconque et personne ne la décrira mieux que vous.
7. Une fois que vous avez fait le brouillon, jetez un second regard sur lui. Enlevez tout ce que vous ne voulez pas porter à la connaissance du lecteur, effectuer les corrections nécessaires relisez-le une fois encore. Une fois arrivé à ce point, c’est le moment parfait de le confier soit à un ami fiable soit à un collègue ou un écrivain professionnel pour correction et édition.

Évaluation

Exercice 1: Écrivez et présentez à la classe 5 conseils à ceux qui souhaitent faire des affaires en logiciels libres et open source dans votre pays Exercice 2: Écrivez et présentez à la classe 7 conseils devant permettre de gagner des contrats de logiciels libres et open source dans votre pays Exercice 3: Dans l’introduction à ce module, il y a un appel pour “un effort concerté en vue de positionner les entreprises locales (africaines) basées sur les logiciels libres et open source afin qu’elles puissent concourir avec d’autres sociétés pour des appels d’offres à la fois dans leurs pays respectifs et avec des entreprises à l’étranger. Citez au moins 5-10 efforts que les PME africaines basées sur les nouvelles technologies doivent fournir à cet effet. Exercice 4: Répondez et discutez des questions suivantes Quelles sont les conditions préalables pour la création d’une entreprise? Quelles sont les diverses options de démarrage d’une entreprise? Quels sont les principaux obstacles à la prestation de service? Quels sont les composants clés d’un plan d’affaires? Quels sont les défis pour l’obtention de contrats avec l’administration?

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