Gestion de projet avec MS Project

Préface

Objectif de ce livre

Ce wikilivre a pour but d'aider les étudiants, professionnels ou particuliers à démarrer dans la gestion de projet en utilisant la solution Microsoft Office Project 2000, 2003 ou 2007. Les notions théoriques de gestion de projets ne seront abordées que si elles sont nécessaires à un moment donné. Toutefois, le wikilivre anglophone en construction Project Management Institute semble pointu. Les captures d'écran seront faites avec la version française 2007, l'accès à certaines options peut être différent selon les versions. Ce logiciel pouvant être adapté au moyen de champs personnalisés, nous n'aborderons pour l'instant que les champs classiques.

Rappels légaux

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Création du fichier projet

Information de bases

Notion de base : un projet a un début, une fin, un but, des ressources humaines et matérielles.

Nous allons donc commencer par définir ces caractéristiques essentielles. Pour ce faire, lancez votre futur compagnon Microsoft Office Project. Un nouveau fichier s'ouvre par défaut. L'enregistrer dès les débuts et configurer des sauvegardes automatiques fréquentes peut être une très bonne chose.

Ensuite un clic gauche sur Projet -> Informations sur le projet

Information sur le projet

• Date de début
  C'est la date au plus tôt à laquelle peut commencer le projet
  
  
• Date de fin
  C'est la date au plus tard à laquelle peut finir le projet
  
  
• Date actuelle
  C'est la date du jour présent
  
  
• Date d'état
  C'est la date à laquelle correspondent les données d'avancement que vous avez entrées (pour l'instant on laisse la date du jour, on verra ça plus tard...)
  
  
• Calendrier
  On choisira le calendrier juste après dans un autre affichage
  
  
• Prévisions à partir de
  C'est un choix important dans votre projet. Si vous avez une date de livraison à respecter, pensez bien sûr à la Date de fin du projet. Si par contre ce projet doit tourner en tâche de fond avec peu de pression sur la date de fin, choisissez la Date de début du projet
  
  
• Priorité
  Si l'on veut qu'un projet soit prioritaire sur un autre, on augmentera le nombre
  
  

Calendrier de base

Chaque entreprise décrète ses horaires et jours d'ouverture. Ce sont eux qui vont définir le calendrier de base. Nous allons commencer par créer ce calendrier. Outils -> modifier le temps de travail

On demande donc la création d'un nouveau calendrier que l'on nomme par exemple « entreprise ». On y définit les horaires d'ouverture en cliquant sur « détails ».

On renseigne alors en sélectionnant un ou plusieurs jours les horaires correspondant.

Dans le cas d'une association ou d'une groupe d'étudiants ou peut prendre juste les week-ends ou les soirées.
Pour de grosses entreprises on peut directement passer sur un calendrier de 24h/24 et 7jours/7..

On revient à la fenetre précédente et on y spécifie les fermetures annuelles, les regroupements du personnel, exercices d'incendie, etc.





On passe ensuite par la fenêtre « options »

On peut ici donner des informations beaucoup plus générales en cohérence avec le calendrier de l'entreprise précédemment défini. Une fois ce calendrier défini, on peut retourner dans Projet -> Informations sur le projet et choisir maintenant que soit créé notre calendrier entreprise.

Ressources

Afin de naviguer plus facilement entre les différents affichages il est préférable d'activer la barre d'affichage. Pour ce faire : Affichage -> Barre d'affichage . Nous allons maintenant entrer nos ressources et les informations liées. On passe donc à l'affichage du tableau des ressources.

Nous devons distinguer trois type de ressources en les distinguant par leurs caractéristiques :

Les ressources de type travail

Ce sont les ressources dites humaines : employés en CDI, CDD ou intérimaires ; horaires de travail, jours de congés; Coût horaire, coût en heures supplémentaires, primes, évolution de salaire, corps de métiers, e-mail et même des commentaires ; voilà tous les éléments de base que nous pouvons fournir sur chaque ressource. Pour créer cette rubrique, entrez un nom de ressource puis clic droit au dessus suivie Informations sur la ressource

Nous allons maintenant préciser chaque champ : Les champs Nom de la ressource, Courrier électronique, Initiales et Groupe sont évidents.

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