Microsoft Access
.svg)
Microsoft Access est un logiciel de base de données fonctionnant pour le système d'exploitation Microsoft Windows.
Les objets de Microsoft Access
modifierMicrosoft Access permet de réaliser des applications utilisant une base de données à partir de 5 types d'objets principaux :
- Les Tables : Stocke les données de l'application sous forme tabulaire.
- Les Requêtes : Requête prédéfinie sur une table ou une combinaison de plusieurs table (jointure).
- Les Formulaires : Fenêtres graphiques permettant de visualiser et modifier les données des tables.
- Les États : Vues composées à partir des données, utilisées en général pour générer des documents imprimable (facture, fiche d'inventaire...)
- Les Macros
Les Tables
modifierLes Tables contiennent les données de Microsoft Access. Ce sont donc les premiers objets à créer. La conception des tables doit faire l'objet d'une étude approfondie afin de permettre un regroupement logique des informations de même nature, tout en évitant la redondance des informations. La conception des tables doit aussi être faite de façon à permettre de futures évolutions.
Les types de données
modifierTexte : Les champs texte peuvent contenir de 0 à 255 caractères.
Mémo : Les champs mémo peuvent contenir une grande quantité de texte non mis en forme, jusqu'à 65535 caractères. Si vous voulez stocker un texte mis en forme à l'aide d'un traitement de textes, il vaut mieux utiliser un champ de type Objet OLE.
Numérique : Les champs de type numérique contiennent des nombres, mais le type précis d'une telle donnée est en fait indiqué par le paramètre Taille du champ. De plus le paramètre Taille du champ offre le choix entre plusieurs représentations internes. Le plus simple est de n'utiliser que Numérique-Entier long pour les grandeurs nécessairement entières et Numérique-Réel double pour les valeurs pouvant prendre une valeur décimale. Attention, pour un champ de type code postal ou numéro de téléphone, il est impératif d'utiliser un champ de type texte.
Date/Heure : Les champs Date/Heure peuvent contenir des données de type date ou de temps. Il est préférable d'utiliser un champ de ce type, plutôt qu'un champ texte, car Access vérifie automatiquement la validité de la saisie et permet de faire des calculs entre dates et/ou heures.
Monétaire : Les champs de type Monétaire peuvent contenir des valeurs numériques qui concernent les devises. La différence par rapport à un champ de type numérique est que ici le nombre de décimales est fixe. Cela peut éviter des erreurs d'arrondi.
Numéro Automatique : Les champs Numéro Automatique sont en réalité de type numérique et de taille entier long. Le choix numéro automatique, comme le nom l'indique, aura pour effet l'attribution d'une nouvelle valeur à chaque nouvel enregistrement ajouté à la table. Les valeurs peuvent être attribuées dans l'ordre croissant ou aléatoirement. La valeur attribuée pour un enregistrement n'est ensuite plus modifiable. Ce type de champ est utile pour identifier de façon unique et automatique chaque enregistrement de la table et pourra donc servir de clé primaire.
Oui/Non : Les champs de type Oui/Non contiennent des valeurs logiques (booléennes), représentées par Oui ou Non, Vrai ou faux, -1(Oui) ou 0(Non).
Objet OLE : Les champs de type objet OLE contiennent des données enregistrées dans d'autres applications Windows qui supportent OLE (Liaison et incorporation d'objets). Ce peut être des images, du son, des clips, un document tableur ou traitement de texte.
Lien Hypertexte : Les champs de type lien Hypertexte contiennent une adresse qui pointe vers un document ou une page Web.
Les relations entre tables
modifierMicrosoft Access est un système de base de données relationnelle. Cela signifie que l'on peut stocker des données analogues dans des tables séparées. Par exemple pour stocker des factures, il vaut mieux créer une table entête facture (Numéro de facture, client, Montant HT, TVA, etc...) et une table lignes articles facturés et relier entre elles les deux tables. La relation se fera sur le numéro de facture présent dans les deux tables. Il existe trois types de relations :
Relation un-à-plusieurs
modifierC'est le cas le plus courant. Un enregistrement d'une table peut être lié à plusieurs enregistrements de l'autre table. Pour reprendre le même exemple des factures, un enregistrement de la table entête facture est lié à plusieurs enregistrements lignes articles facturés pour la même facture.
Relation plusieurs-à-plusieurs
modifierUn enregistrement d'une table peut être lié à plusieurs enregistrement de l'autre table et inversement. Pour rester encore dans le même exemple des factures, on va supposer qu'il existe également une table des articles. Une relation entre la table lignes articles facturés et la table articles sera de type plusieurs-à-plusieurs, car une facture peut comporter plusieurs articles, et un article peut apparaître dans plusieurs factures.
relation un-à-un
modifierCe type de relation est le plus rare. Un enregistrement d'une table ne peut être lié qu'à un seul enregistrement de l'autre table.
Les Requêtes
modifierLes requêtes servent à interroger les données. C'est à dire à extraire des tables les données dont on a besoin pour un traitement particulier.
Il existe 9 types de requêtes :
La requête sélection : c'est celle qu'on utilisera le plus souvent. Elle permet de sélectionner des enregistrements selon des critères, de faire des calculs et des regroupements. Elle ressemble beaucoup à un filtre, elle permet en plus de travailler sur plusieurs tables simultanément.
La requête d'analyse croisée : Cette requête présente ses résultats sous forme de tableau (de type Excel). On l'utilisera pour comparer des valeurs, dégager des tendances.
La requête de création de table: Cette requête crée une table à partir des données qu'elle a extraites dans une ou plusieurs autres tables.
La requête mise à jour : Cette requête modifie le contenu d'un ou plusieurs champs d'une ou plusieurs tables. C'est le moyen le plus efficace pour mettre à jour un grand nombre d'enregistrements en une seule opération...
La requête Ajout : Cette requête ajoute les données qu'elle a extraites à la fin d'une table déjà existante.
La requête suppression : Cette requête supprime un ou plusieurs enregistrements dans une ou plusieurs tables.
La requête SQL direct :
La requête de définition de données :
La requête UNION :
Les Formulaires
modifierLes formulaires permettent la saisie ou l'affichage des données.
Il existe deux modes d'affichages possible pour le formulaire : L'affichage mono-enregistrement, ou mode formulaire, qui permet visualiser toutes les valeurs d'un enregistrement. L'affichage feuille de données qui permet de visualiser tous les enregistrements.
Le formulaire instantané
modifierIl peut être de types colonnes, tableau ou feuille de données. Le formulaire est créé avec tous les champs de la table concernée. Si une légende est définie lors de la création de la table, la légende apparaitra comme libellé du champ.
Le formulaire en colonnes simple
modifierLe mode d'affichage est de type mono-enregistrement par défaut. Ce mode est modifié par la commande affichage. Ce mode permet de choisir les champs de la table qui apparaitront dans le formulaire.
Les sous formulaires
modifierUn sous formulaire est un formulaire présent dans un autre formulaire. Le lien entre les deux formulaires est géré sous Access. Le formulaire et le sous formulaire doivent être basés sur les tables ou les requêtes possédant un champ identique.
Voir aussi Actualisation d'un sous-formulaire
Les États
modifierLes États permettent de présenter les données sous la forme d'un document imprimé.
Les Macros
modifierLes macros permettent d'automatiser des traitements à effectuer.